內(nèi)審和管理評審活動與年度工作會議如何合并實施?
內(nèi)部審核與管理評審作為ISO9001質(zhì)量體系認證企業(yè)必須開展的活動。
盡管ISO9000族標準對內(nèi)審和管理評審活動所能給企業(yè)帶來的好處做了詳盡的說明，但仍有很多企業(yè)感到這些活動花費了太多寶貴的運營時間和精力。
尤其是中小型民營企業(yè)，缺乏專門的人員負責體系的運行，其中有不少企業(yè)要么為應(yīng)付認證而草率地走過場，要么干脆閉門造車，瞎編資料，從而大大削弱了質(zhì)量管理體系運行的有效性和效率。
怎樣才能既有效地開展內(nèi)審與管理評審活動，又不過度消耗時間和精力?作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，認為如果將內(nèi)審、管理評審活動與年度工作會議相結(jié)合，就可以解決這一問題。
企業(yè)高層為什么非常重視年度工作會議
一、不管我們的企業(yè)處于哪種狀態(tài)，一年一度的年度工作會議是慣例。
二、許多企業(yè)的年度工作會議通常是全員參與的，即使不是全員參與，也至少會讓那些相關(guān)的骨干成員參與。也就是說，企業(yè)會為此投入較大的管理成本。
三、年度工作會議總結(jié)過去一年的功過得失、展望未來一年的工作計劃和方向。調(diào)調(diào)定得準不準，會直接影響企業(yè)來年的生存和發(fā)展。
內(nèi)審和管理評審既是ISO9001關(guān)于質(zhì)量管理體系運行的基本要求，同時也是可供參考的管理理念和工作方法。
年度會議前企業(yè)通常會組織自評。自評的方法，通常是由各部門、各崗位針對職責的擔當，來總結(jié)和反省各自的工作績效，然后由辦公室實施匯總。這種方法很傳統(tǒng)、便捷，可是也存在缺陷。
組織自評常存在的缺陷
一、對跨部門的協(xié)作，很難自查清楚;
二、受部門/崗位自身利益的影響，自查結(jié)論的公正性、客觀性受到懷疑;
三、自查方法不系統(tǒng)，評價依據(jù)不統(tǒng)一。
內(nèi)審，作為一種獨立和系統(tǒng)的審查、評價和改進工具，可以解決這一問題。
內(nèi)審的優(yōu)點
一、檢查方法嚴謹、依據(jù)明確、組織有序;
二、獨立性，交叉地相互檢查評價，結(jié)果更公正、客觀;
三、可以跨部門、系統(tǒng)全面地檢查某些流程/問題。
內(nèi)審的范圍可以超越質(zhì)量保證范疇。年度會議過程中，把各部門/崗位的匯報總結(jié)與內(nèi)審結(jié)論結(jié)合起來公示，效果可想而知。如何有效地組織內(nèi)審，請參閱網(wǎng)上其它文件。
年度會議是常規(guī)的總結(jié)過去、展望未來的活動，管理評審也有這層含義，只不過，ISO9001對管理評審活動提出了控制要求。年度會議活動如果采用管理評審的方法，我們會發(fā)現(xiàn)，年度會議將更有效率。
管理評審與年度會議結(jié)合將討論的內(nèi)容
一、公司經(jīng)營環(huán)境的變化，包括行業(yè)新動態(tài)和競爭對手的情況;
二、公司重大事件、應(yīng)對措施和效果;
三、公司經(jīng)營理念和方針、戰(zhàn)略的變化;
四、上年度工作目標和改進計劃的實現(xiàn)情況;
五、各部門/崗位匯報總結(jié)和內(nèi)審結(jié)論;
六、來自于外部的評價，如榮譽、信譽危機、認證/驗廠整改情況等;
七、股東/顧客/員工的滿意程度，以及社區(qū)/主管/行業(yè)對企業(yè)的美譽度;
八、與合作方的合作業(yè)績;
九、與產(chǎn)品有關(guān)的業(yè)績、困難和創(chuàng)新;
十、在管理方面取得的成就和創(chuàng)新;
十一、各部門面臨的難以解決或需跨部門協(xié)作的問題，以及這些問題的應(yīng)對方案;
十二、與會人員提交的各類改進建議;
十三、公司及公司下屬各部門/崗位的下一年度工作目標/計劃的可行性。
如何安排工作
例如今天是09年12月16日，假設(shè)09年的年度會議放在2月10日這一天，我們可以這樣安排我們的工作：
一、明天就可以發(fā)出會議通知了：通知全體員工公司關(guān)于年度會議的設(shè)想和安排，起公示作用。
二、發(fā)通知的時候同時給各部門下達會議的準備工作要求，如顧客滿意調(diào)查、員工意見調(diào)查、各種統(tǒng)計、匯總等;給內(nèi)審組下達內(nèi)審任務(wù)(包括內(nèi)審的重點);起草下一年度的工作目標/計劃;會務(wù)安排等。
三、2010年1月14-15日完成內(nèi)審，形成審核記錄和內(nèi)審報告。
四、1月20日前由辦公室收集整理各部門/崗位的會議準備材料，必要的話經(jīng)辦公室或總經(jīng)理審查后，就準備材料內(nèi)容進行個別的交流，該補的補，該改的改。
五、2月1日前下達正式的年度會議通知，就會議的安排作出詳細的說明，并一同下發(fā)會議資料。
六、開會前，可以與有想法的員工就會議內(nèi)容進行交流。
七、2月10日按計劃開會、討論、記錄。
八、2月12日發(fā)布年度會議紀要和2010年工作目標和工作計劃。
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