加強審核組長隊伍素質建設、提高審核組長能力，既是確保高質量完成認證審核任務的重要保證，也是防止和減少認證服務風險的現實課題。根據GB/T 19011-2013《管理體系審核指南》規定要求，審核組長“應當具有管理和領導審核組的知識和技能，以便審核能有效地和高效地進行”，并對審核組長應具有的必備知識和技能提出了明確要求。
實踐證明，審核組長對必備的知識和技能掌握得如何，對于履行審核組長職責、帶領審核組完成審核任務至關重要。結合學習《管理體系審核指南》和相關文件規定要求，聯系本人擔任審核組長的實踐經歷，筆者認為作為審核組長應著重提高“六種能力”。
一、 要注重增強善于溝通的能力
切實在準確掌控
掌握溝通技能，既是審核組長的職責所系也是一項基本功。從審核實踐看，審核組長應主要學會和掌握三個方面的溝通技能：
第一，與審核委托方的溝通要抓好四個環節
從接到審核任務書開始，到完成本次審核任務的整個過程中，按照程序規定要求并結合工作實際，抓住以下四個重要環節和時機進行有效溝通：一是就查看任務書中有關內容信息和安排等問題與審核委托方進行溝通;二是查收審核案卷材料及準備工作文件時與審核委托方進行溝通;三是就編制審核計劃與審核委托方進行溝通;四是就審核過程中出現異常或疑難情況與審核委托方進行溝通。
第二，與受審核方的溝通要關注六個要點
審核工作，是要為受審核方提供增值的認證服務，而搞好溝通就是重要的前提和保證。從擔任審核組長的實踐看，與受審核方溝通應把握六個要點：
一是接到審核任務后應與受審核方初步溝通。作為組長應圍繞標準中“與受核方建立初步聯系”條款要求，做到“七個弄清”：即弄清與受審核方的聯系渠道;弄清受審核方注冊地、辦公地、科研生產地及多場所情況;弄清審核范圍及認證產品的研發、生產和服務情況;弄清管理層和組織機構的規模、設置及變化情況;弄清質量手冊、程序文件的有效版本及變化情況;弄清與受審核方的活動和產品相關的適用的法律法規要求;弄清受審核方辦公、科研、生產作息時間及接受審核的準備情況等。
二是文件審查時應與受審核方溝通。比如文審中，有時需要與受審核方溝通索要相關體系文件或提供電子版文件;有時需要與其溝通提出文件修改要求，并約定修改完成時限;有時受審核方因對修改意見不明白、不理解，往往會進行反復溝通詢問和確認，作為組長需要耐心解析。
三是編制審核計劃時應與受審核方溝通。審核計劃中涉及受審核方的場所、刪減、部門、分工、產品、活動、時間以及相關安排情況，都要通過與受審核方溝通確認。編制好的審核計劃發送受審核方后，也要通過溝通征求意見，如需修改，可協商達成一致。
四是審核組進駐審核現場前后應與受審核方溝通。溝通包括審核員交通方式、到達時間、住宿地點、后勤安排、向導配備及其他審核資源的配備等內容。
五是審核過程中遇到異常情況和末次會議前應與受審核方溝通。如：審核中發現重大風險問題、遇到爭執或疑難問題、需要改變審核范圍的問題等，都應主動、認真地與受審核方進行溝通;對審核中開具的不符合項，應與審核方進行溝通，明確事實證據，得到受審核方的確認;末次會議前，應按規定將審核情況與受審核方領導層成員進行溝通，這種溝通應該是正式的通報情況，也為末次會議的召開做好統一思想認識的準備。
六是在審核后續活動中應與受審核方溝通。主要內容是針對糾正措施的實施和有效性驗證等情況與受審核方溝通，明確整改完成時限和要求，促其持續改進，以達到增值性的認證服務目的。
第三，與審核組成員的溝通要把握側重點
事實證明，完成好一次審核任務，不僅需要審核組長稱職能干，而且需要審核組每個成員各盡其能、齊心協力。要讓這一臨時組織團結協作，確保審核任務的圓滿完成，就需要審核組長具備組織和領導的藝術。作為組長學會與審核組成員之間的溝通協調，處理好與不同類型審核員的關系，就顯得尤為重要：
要做好與資歷較深的審核員的溝通，做到虛心求教、主動合作;
要做好與專業審核員的溝通，做到發揮特長、主審專業;
要做好與非專業審核員的溝通，做到合理分工、各盡其能;
要做好與實習審核員的溝通，做到創造條件、指導見習;
要搞好與技術專家的溝通，做到引領專業、支撐審核。
總之，作為審核組長與審核組成員的溝通，要抓住重點環節和時機。一般來說，審核組在審核現場每天審核工作結束后都要有溝通，小結梳理當天的審核情況，并對下一步審核活動作出部署、提出要求。在審核全部工作基本結束時(即在與受審核方領導溝通前)，應正式組織審核組成員進行溝通，匯總情況，評審審核發現和開具的不符合項，作出審核結論。做好這一溝通，應該是組長把握的重點，也是審核組長能力的重要體現。
二、要注重增強文件審查的能力
切實在完整充分、適宜有效上有所作為
所謂文件審查，是指審核準備階段(現場審核活動前)的體系文件評審。文審工作是審核組長的一項重要職責，也是組長必須掌握的基本技能。按照GB/T19011標準要求，評審受審核方的相關管理體系文件，應考慮受審核方管理體系和組織的規模、性質和復雜程度以及審核的目標和范圍，了解體系文件范圍和程度的概況以發現可能存在的差距，并應考慮文件中所提供的信息是否完整、正確、一致、現行有效，所評審的文件是否覆蓋審核的范圍并提供足夠的信息來支持審核目標。也就是說，通過文審，以確定受審核方體系文件與選用的管理體系標準的符合性、一致性、適應性和充分性。因此，作為組長在文審工作中，應注意把握好“六性”問題：一是要把握文件滿足標準要求的完整性。首先，要看標準中規定必須有的質量管理體系文件是否齊全并滿足要求，其中包括形成文件的質量方針和質量目標、質量手冊和形成文件的程序、標準規定的記錄等是否都有，其內容是否覆蓋并滿足了標準要求;其次，要查看標準中使用的諸如“規定”“方法”“準則”“計劃”等要求是否根據情況以文件形式表達出來，編制了相關文件，為體系運行提供了依據;文審中對于受審核方體系文件更改后重新發布實施時，還應特別關注其保持質量管理體系的完整性問題。二是要把握標準刪減的合理性。在文審中必須特別關注受審核方不適用或刪減的正當理由。要把實際情況搞清楚，查看刪減理由是否表述準確、充分。因為不適用或刪減的正當理由是由于組織及產品的“性質”決定的，也就是說因組織的特定產品使其質量管理活動確實不存在某個過程或某項事物，才可進行刪減。三是要把握文件規定的一致性。在文審中，要注意文件本身以及相關文件的規定都應該是一致的，不能前后不一或相互矛盾，否則會在實際工作中會無所適從、不宜執行。四是要把握文件的適宜性。在這方面需要注意的問題主要是，有的受審核方的體系文件沒有本單位的特點。文審中對于這些方面問題，都應要求受審核方做適當的修改和補充完善。五是要把握文件的有效性。六是要把握文審報告的規范性。作為組長要按規定如實準確地填寫文件審查報告，對文件評價及修改意見要寫清楚、寫詳細，如果組長不具有覆蓋專業，還應請審核組內專業審核員確認簽字。受審核方體系文件經文審確認合格后，在審核組進駐現場前需要驗證文件修改是否滿足文審提出的意見要求，查看文件修改的證據、手續是否符合要求，并簽字確認。
三、要注重增強審核計劃的策劃能力
切實在審慎周密、安排合理上有所作為
審核計劃，是實施審核活動的必備工作文件和基本依據。如何編制審核計劃，對于組長來說確實是一門需掌握好的學問和技能。根據相關規定并結合實踐，編制審核計劃需做到信息充分、策劃準確、專業專審、分工合理、協調一致。
信息要充分。即編制審核計劃之前，準備工作要做到位，收集和占有的信息要充分、詳實：一是必須拿到審核任務書;二是必須收到審核委托方和受審核方的相關審核資料;三是必須了解、核實清楚受審核方與審核范圍相關的組織機構設置，審核范圍，產品研發、生產和服務狀況，辦公、科研、生產地址及多現場情況，審核類型、依據及標準刪減等實際情況;四是了解掌握審核組成員組成的情況等。
策劃要準確。一般來說，編制審核計劃必須使用規范的審核計劃表格，逐一策劃填寫清晰，至少要做到“五個準確”：即審核項目編號和審核日期要準確;受審核方名稱、地址、場所及聯系人要準確;審核類型、目的、準則和范圍要準確;審核日程安排和審核部門、過程、時間、內容及條款號要準確;審核組成員信息和分工要準確。需要特別注意的是，由于審核的類型不同，編制審核計劃的要求也不同。如初審一階段計劃、初審第二階段和綜合評議(再認證)審核計劃以及監督審核計劃等，對覆蓋的部門、產品、條款及目的等都有不同的規定要求，編制審核計劃時都應把握準確。
專業要專審。策劃審核計劃時，必須安排專業審核員審核專業條款。如審核組成員的專業都能覆蓋受審核方認證范圍產品，則審核計劃的策劃相對來講容易些;如審核組成員有的沒有相關專業，就要考慮由專業審核員審核研發部、生產部等部門及專業條款;如審核組成員均為非專業審核員，就必須考慮安排技術專家支持;如一個技術專家需要支持幾個審核員時，也不能安排在同一時間段進行。
分工要合理。每個審核員承擔的任務量及進展要求要分配合理、策劃有度。不僅對每個審核員安排什么時間、審核哪些部門和條款要策劃清晰，而且對每個審核員的工作量應大體平衡。
協調要一致。編制審核計劃應確保在審核委托方、受審核方和審核組之間就審核達成一致。
四、要注重增強主持開好首、末次會議
的能力，
首、末次會議，是現場審核活動中必經的重要程序。首次會議的主要目的在于部署審核、確認計劃、提出要求，末次會議的目的主要是總結審核工作、提出審核發現、做出審核結論。作為組長，主持開好這兩個會議，既是組長職責要求，也是對其能力的鍛煉考驗。在實際工作中主要應做到以下幾點：
一是把會前工作準備好。首次會議的準備至少要做好這幾項工作：準備好經各方溝通敲定的審核計劃和會議議程，并按計劃時間要求受審核方通知和召集與會人員、做好會場準備;準備好主持會議的發言提綱;準備好首次會議簽到表;準備好認證審核公正性聲明和保密承諾書;準備好首次會議紀錄等。末次會議的準備至少要做好以下幾項工作：末次會議議程和主持會議發言提綱;按計劃要求并根據審核進展情況，提前與受審核方商定做好末次會議相關準備;簽署完整的審核報告和不符合項報告，并做好會前溝通確認;末次會議簽到表;審核公正性聲明和保密承諾書;末次會議記錄等。
二是把會議程序和內容熟悉好。首、末次會議從一定意義上講，都有固定的程序內容。一般來說，審核組長在首次會議上應介紹雙方人員和來意，講明審核性質、目的、范圍、依據、審核日程安排及相關注意事項等;在末次會議上，主要介紹審核的性質、目的、依據和審核情況，包括本次審核確認的審核范圍、發現的問題及不符合項、審核結論、跟蹤驗證要求和需要說明的問題等。首、末次會議上都可安排受審核方領導講話。會議該走的程序要完整，該確認的事項要確認，該明確的要求要講清楚。
三是把會議時間和氛圍控制好。作為審核組長，控制好會議時間，營造好會議氛圍，也是一項需要掌握的領導藝術。按規定首次會議時間一般控制在15~30分鐘，主要是能完成首次會議議程，達到部署審核任務、明確計劃要求、統一思想行動的目的。末次會議時間一般應控制在30分鐘之內，最多也不要超過60分鐘。會上介紹審核結果，提出不符合項整改要求，說明相關事項等，都要簡明扼要。最后的受審核方領導講話，也應在會前與受審核方溝通說明主要是表態性講話，不宜過長。作為組長，還要把握好首、末次會議的氛圍，既要開得規范、認真、誠懇、和諧，又不能盛氣凌人、制造緊張氣氛。
四是把首、末次會議的文件和紀錄保持好。組長要關注和檢查首、末次會議的簽到表是否簽署齊全，日期、時間是否填寫清楚。檢查會議記錄是否按要求記錄清楚完整。查看首、末次會議后需要簽字確認的相關文件是否已完善簽署等，防止審核證據缺項。
五、要注重增強編制審核報告的能力
切實在完整表達、真實評價上有所作為
審核報告是在審核組結束現場審核后，由審核組長編制的一份重要審核文件，是對審核任務完成情況的全面總結，應確保規范完整、真實準確、簡明清晰。
規范完整。一是要按照所在認證公司規定要求，根據審核的類型選用審核報告規范格式文本。二是對報告中每項內容均應填寫完整。對于報告中需要說明的問題，要做出說明。如對不符合項情況的描述，應按要求注明不符合項所在的部門及條款等。三是全面評價質量管理體系建立、運行的情況，即從管理體系、管理職責、資源管理、產品實現、測量分析和改進等幾個方面進行全方位、全過程的評價。
真實準確。這是對審核報告最本質最核心的要求。一是要確保審核信息真實準確，包括現場審核時間、審核目的、審核準則和受審核方名稱、地址、認證覆蓋范圍，應根據任務書經現場審核后確認和完善的內容如實填寫，做到準確無誤。二是要確?，F場審核發現的體系變化情況記錄真實準確，如文件化管理體系的變更、組織機構的變更、主要領導者的變更等情況要如實反映出來，尤其是現場審核后確認刪減的條款、認證覆蓋范圍與審核計劃不一致時，應在報告中作出詳細說明。三是要確保不符合項填寫真實準確，包括共開具了多少個不符合項、不符合項分類、分布及條款號，都要記載清楚。四是要確保對體系運行成熟度的綜合評價真實準確。對體系運行各方面的評價，均應基于現場審核抽樣證據獲得的審核發現作出客觀公正評價，有據支持，不可主觀臆斷、無據而發。五是要確保審核結論真實準確。審核結論是審核組依據審核目的，在匯總、評審審核發現的基礎上對受審核方質量管理體系滿足審核準則程度的評價結果。如：初審一階段審核結論，圍繞是否可進行第二階段審核作出;初審第二階段審核結論，圍繞是否同意推薦認證注冊作出;監督審核結論，圍繞是否同意推薦保持認證注冊作出。
簡明清晰。這是GB/T 19011標準對編制審核報告的基本要求。審核報告需要按規范的程式內容，使用專業性語言表述清晰、簡明扼要。作為審核組長，要想把審核報告編寫得簡明清晰，就是要按報告規范格式內容編制。特別是報告中需要對體系運行進行綜合評價，要明確表述思路，覆蓋重要過程，盡量使用概括性、綜合性語言和數字，精煉表述受審核方質量管理體系中管理職責、資源提供、產品實現、監視測量等過程控制滿足要求的程度，簡要評價體系文件的適用性有效性。報告中需要對受審核方提出改進建議，針對性要強，但也應點到為止，不宜闡述太多。
六、要注重增強做好審核后續活動的能力
切實在整改驗證、增值服務上有所作為
現場審核活動的結束，并不意味著審核組長的工作已經結束。作為組長，還必須關注和做好審核后續活動的實施。這方面的工作做得如何，會直接影響審核任務完成的質量和增值服務效應，仍需引起高度重視。
要關注和做好對受審核方不符合項的整改驗證工作。審核組長要督促受審核方對開具的不符合項進行限時整改，并應對其整改效果的符合性、有效性進行驗證。一是要充分認識到做好這項審核后續工作，對于增加審核的價值、增大組織贏得顧客滿意度，具有十分重要的意義。二是要明確規定整改實限和要求。一般來說，審核報告中已規定了受審核方對不符合項的整改時間應在30天之內，要求受審核方在整改中對不符合項要分析原因、制定糾正措施并實施、經自行驗證合格后，將實施效果及證實材料提交審核組長進行書面驗證。如需現場驗證的，也應在審核報告中規定清楚。需要強調的是，一般要求受審核方應使用審核認證公司制式的受審核方不符合項糾正措施報告表填報。三是要把握好驗證的要點。組長接到受審核方提交的不符合項糾正和糾正措施的證明材料進行驗證時，應主要把握五點：查看不符合事實是否糾正，糾正方法是否可接受;查看原因分析是否客觀、準確、可信;查看糾正措施是否具有針對性，是否可接受，實施是否有效;查看整改證據材料是否齊全、簽署完整;對驗證有效、接受的糾正和糾正措施，應作出“糾正措施有效”的意見。
要關注和做好審核案卷資料的整理上報工作。在實際工作中，審核組長對受審核方不符合項整改驗證完成后，就可對本次審核產生的檔案資料進行整理并上報。具體應把握以下幾個環節：一是自查。審核組長應按規定要求對本次審核產生的案卷材料進行自查，逐一確認，做到該做的工作要完成，該補的材料要補齊，該作說明的要寫清，特別是需要由受審核方簽字、蓋章件，應簽署齊全完備。二是核準。要逐一核查清點每份文件資料和頁數。具體到每次審核的類型不同，清點內容可有不同，但應做到準確、齊全、無誤。三是審簽。要按照規定進行自查核準后，應在交接單上簽字并填寫日期，將整理好的審核檔案材料發送上報。
要關注和做好案卷審議中相關問題的澄清和糾正工作。根據相關規定，每個審核案卷材料經審核認證機構審議后如發現問題，需要送達審核組長進行相關的補充、說明工作。作為組長應在規定的時間內針對審議中發現的問題進行整改，作出相應的補充和說明，以完善審核案卷、滿足審核任務要求。做好這項工作，也標志著審核組長完成了本次審核任務的職責規定要求。
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