審核員在審核中應該如何記錄審核發(fā)現(xiàn)?
審核員應該養(yǎng)成隨手記筆記的好習慣，將發(fā)現(xiàn)問題的事實詳細地記錄下來，不可光憑記憶或通過反復要求受審方提供文件來寫審核報告。筆記除了應該記錄負面的發(fā)現(xiàn)以外，還應記錄那些需要進行跟蹤的事項，以為最終判定所看到(發(fā)現(xiàn))的事實是否符合要求提供證據(jù)。需要跟蹤的事項可能后期由審核員本人到其他相關部門進行調(diào)查，也可能根據(jù)審核計劃由審核組內(nèi)的其他審核員進行調(diào)查核實。如果跟蹤的結果很滿意，審核員不需采取什么措施，如果不滿意，可能就要考慮開不符合報告了。
國外認證機構對審核記錄的要求比較簡單，正像前面所說的通常只是要求審核員記錄那些不符合事項或需要繼續(xù)跟蹤的事項。而國內(nèi)認證機構對審核記錄的要求相對要多一些，審核員已經(jīng)不是“隨手”記錄的問題了，而是很多審核時間都被用于埋頭做記錄，因為認證機構要作出認證決定，很大程度上要依據(jù)審核記錄中所提供的審核發(fā)現(xiàn)(包括正面和負面的信息)來確定。很難準確地說這兩種記錄方法哪一種更好些，外部審核員按照認證機構的要求去做就是了。而內(nèi)部審核員通常對組織的運作情況都比較了解，好的、符合標準要求的地方一般都心里有數(shù)，最高管理者也無需通過內(nèi)部審核來為組織、為自己唱贊歌，更期待發(fā)現(xiàn)體系運行的不足之處，所以，建議內(nèi)部審核員還是以重點記錄不符合事項為宜，以充分利用審核時間。
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