組織應建立和保持ISO14001文件與資料控制的程序,規定對ISO14001文件和資料控制的職責?范圍?內容?方法等要求?ISO14001環境管理體系文件控制的重點內容包括:
1?ISO14001文件和資料的作用在于指導?規范環境管理活動,因此,與其有關的文件和資料應易于查找,便于使用者的使用,應為此提供檢索?查詢文件的途徑和方法,如設置固定的查閱場所?
2?為確保ISO14001文件和資料的持續適宜性,應定期對其進行評審,規定評審的周期,可以對有關ISO14001環境管理體系文件資料進行專題評審,也可以與其他管理體系活動結合進行,如與ISO14001管理評審結合進行,但此時應確保文件和資料評審的有效性?經評審的文件和資料,如存在不適用的情況,應予以修訂,并應經被授權人就修訂內容的適宜性進行批準,以確認其適宜性?
3?凡事對ISO14001環境管理體系的有效運行具有重要作用的崗位,都應得到相關文件和資料的現行版本?所謂現行版本是指ISO14001文件和資料應為經審批?且受控的有效版本,因此對于組織制定的文件和資料,應控制其審批和發放,來于外部的文件和資料,應跟蹤?控制其版本的有效性?應確保對ISO14001環境管理體系有效運行起重要作用的場所得到和使用有關文件的現行有效版本?
4?對于已經失效或作廢的文件和資料,應及時從所有發放或使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用,如采取加蓋作廢標識?單獨存放或經授權予以銷毀等?對由于法律和(或)為保留資料的需要而保存的已失效的文件和資料,則予以適當標識,并妥善放置,防止誤用?
5?應該指出的是:雖然本要素未規定ISO14001文件和資料的批準?更改?更新?以及外來文件的控制等要求,但為確保文件和資料的適宜性和有效性,對文件和資料控制的這些環節也應加以必要的控制?
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