【ISO45001：2018理解與實施】-7.4信息交流
7.4信息交流
7.4.1總則
組織應(yīng)確定與OH&S管理體系有關(guān)的內(nèi)部和外部信息交流的需求，包括確定:
a)信息交流的內(nèi)容;
b)信息交流的時機;
c)信息交流的對象:
1)組織內(nèi)不同的職能和層次;
2)工作場所的承包方和訪問者;
3)其他相關(guān)方;
d)信息交流的方式。
e) 當考慮其信息交流的需求時，組織應(yīng)考慮多方面的因素(例如:性別、語言、文化、讀寫能力、殘疾)。
組織應(yīng)確保在建立其信息交流過程時考慮外部相關(guān)方的觀點。在建立其信息交流過程時，組織應(yīng):
--必須考慮其法律法規(guī)要求和其他要求;
--確保所交流的信息與OH&S管理體系所形成的信息一致，且真實可信。組織應(yīng)對與其OH&S管理體系有關(guān)的信息做出響應(yīng)。
組織應(yīng)保留適當?shù)奈募畔ⅲ鳛槠湫畔⒔涣鞯淖C據(jù)。
【理解要點】
（1）組織應(yīng)當建立與OH&S管理體系有關(guān)的信息交流過程，此時須考慮組織的合規(guī)義務(wù)要求。這些過程應(yīng)當確定:
--信息交流的內(nèi)容；
--信息交流的時機和條件；
--信息交流的對象;
--信息交流的方式；
--信息交流的需求。
不同的交流時象。其交流的方式，時機和需求也不一樣。在考慮交流的需求時，要特別關(guān)注多方面的因素，如涉及職業(yè)健康體檢的信息，就要考慮性別不同，需要有保密的要求;同時應(yīng)考慮語言交流的便利性，文化的差異性，對于讀寫能力有障礙的，盡量用圖示的方法或?qū)嶋H的操作來展示；對于殘疾人士，應(yīng)考慮其在緊急情況下信息交流的特殊性，作出相應(yīng)的安排。
在建立適合于特定情況的信息交流過程時，組織可以考慮不同的交流方式可能需要的成本和獲得的收益。
交流的OH&S信息應(yīng)當以O(shè)H&S管理體系產(chǎn)生的信息為基礎(chǔ)，并與之保持致，包括組織的OH&S績效的內(nèi)部評價信息(見9.1)。
（2）在確定如何實施信息交流時，組織應(yīng)當考慮不同的信息交流方法，這些方法應(yīng)當能夠促進對組織OH&S管理行動的理解和接受，并能促進與相關(guān)方的對話。信息交流的方法包括，非正式討論、組織的開放日、焦點問題討論組、社區(qū)對話、參與社區(qū)活動、網(wǎng)站和電子郵件、新聞稿、廣告和定期簡報，年度或其他定期的報告，以及電話熱線等。
（3）組織應(yīng)當對與其OH&S管理體系有關(guān)的質(zhì)詢、受關(guān)注的問題，或來自交流活動的其他信息給予考慮并做出響應(yīng)。建立用于接收和響應(yīng)上述內(nèi)、外部信息的過程是非常有益的。
（4）組織應(yīng)當適當?shù)乇Ａ糇鳛樾畔⒔涣髯C據(jù)的文件化信息，目的是:
--回顧與特定相關(guān)方開展的信息交流、 他們的質(zhì)詢或關(guān)切的歷史;
--理解以往與各相關(guān)方約定事項的性質(zhì);
--在開發(fā)未來的信息交流過程和后續(xù)活動，以及根據(jù)需要處理特定相關(guān)方的關(guān)注等方面，提高組織的有效性。
（5）如果不能給OH&S管理體系帶來增值，某些交流活動的信息不必形成文件，例如，非正式交流活動的信息。建立信息交流過程時， 組織必須考慮自身的性質(zhì)和規(guī)模、重要職業(yè)健康安全風險，以及其相關(guān)方的性質(zhì)、需求和期望。
（6）組織應(yīng)當考慮下述的過程步驟:
--收集信息，或開展調(diào)查，包括來自相關(guān)方的信息(見4.2)；
--確定信息交流的對象，以及他們對信息交流和對話的需求；
--選擇信息交流的對象感興趣的信息;
--決定需要與信息交流對象交流的信息;
--確定合適的信息交流方法和形式;
評估和定期確定信息交流過程的有效性。
（7）OH&S 管理體系主要信息交流內(nèi)容:
1)最高管理者應(yīng)當對有效的OH&S管理以及符合OH&S管理體系要求的重要性進行信息交流(見5.1)。
2)最高管理者應(yīng)當確保在組織內(nèi)部交流下述信息:
--OH&S方針（見5.2）
--相關(guān)角色的職責和權(quán)限(見5.3)。
3)組織應(yīng)當交流:
--在其各個層次和職能中，適當?shù)亟涣鹘M織的重要職業(yè)健康安全風險(見6.1.2.1);
--交流OH&S目標(見6.2.2);
--與外部供方，包括合同方(見8.1.4),交流組織的有關(guān)OH&S要求;
--按照信息交流過程的規(guī)定及合規(guī)義務(wù)的要求，在內(nèi)部交流并與外部交流有關(guān)效的信息(見9.1.1)。
4)組織應(yīng)當確保將內(nèi)部審核結(jié)果報告給相關(guān)管理者和工作人員或工作人員代表(如有) (見9.2)。
5)最高管理者對組織的OH&S管理體系的評審應(yīng)當考慮來自相關(guān)方的信息(見9.3)。
這些活動是建議實施的、核心的和最低限度的活動:為有效實施與環(huán)境管理體系有關(guān)的信息交流，組織可根據(jù)需要實施更多的活動。
【審核要點】
（1）組織是否建立了信息交流的過程?是否文件化?
（2）組織信息交流過程的建立是否考慮法律法規(guī)的要求?是否規(guī)定確保信息交流的內(nèi)容與體系實際運行產(chǎn)生的信息相致的要求?
（3）信息交流的主要內(nèi)容的設(shè)計是否合理?是否兼顧內(nèi)部和外部信息交流?
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