企業在專利年費管理過程中難免會遇到一些意料之外的狀況，而造成錯過費用減免、年費繳費不足、繳納不及時等。下面將對一些常見問題進行分析，并提出相應對策。
一、費減請求不及時錯過費減
申請人或專利權人每年的第四個季度起(即從當年10月1日起)可以辦理下一年度的費減備案，費減備案成功后，企業才可以申請費用減繳。根據《專利收費減繳辦法》第五條的規定，“專利申請人或者專利權人只能請求減繳尚未到期的收費。減繳申請費的請求應當與專利申請同時提出，減繳其他收費的請求可以與專利申請同時提出，也可以在相關收費繳納期限屆滿日兩個半月之前提出。未按規定時限提交減繳請求的，不予減繳”。
由此可知，減繳申請費應當在專利申請同時提出，減繳其他收費應當至少在相關收費繳納期限屆滿日兩個半月之前提出。如果專利申請時沒有同時提出費用減繳請求，而在之后希望提出費用減繳請求，需要在費減備案合格后提交《費用減繳請求書》。如果專利申請時沒有提出減繳申請，或者專利是受讓取得，應當在費減備案合格后提交《費用減繳請求書》申請減繳。提交《費用減繳請求書》如果是電子申請，應提交電子文件;如果委托了專利代理機構，文件應由代理機構簽章。
二、增加專利權人導致費不足
根據《專利收費減繳辦法》第三條的規定，“兩個或者兩個以上的個人或者單位為共同專利申請人或者共有專利權人的，應當分別符合前款規定”，即同一專利有多個專利權人，需要全部的專利人都滿足費減要求，專利才能享受費減。因此如果增加的專利權人不滿足費減的要求，則該專利不能享受減免，如果在增加專利權人之前是按照減免金額預繳專利年費，而在增加權利人后沒有進行補繳，則可能導致費不足。此外，增加權利人后，增加的權利人如果滿足專利費減條件，增加的權利人需要做費減備案，備案合格后，需要提交《費用減繳請求書》，請求審查合格后才能享受專利費減。
根據《專利收費減繳辦法》第三條的規定，“專利申請人或者專利權人為個人或者單位的，減繳第二條規定收費的85%。兩個或者兩個以上的個人或者單位為共同專利申請人或者共有專利權人的，減繳第二條規定收費的70%”，由此可見，增加專利權利人，即使增加的專利權人也滿足專利費用減繳的條件，且完成了費減備案并提交《費用減繳請求書》，也可能由于減繳的比例由減繳85%變更至70%，而導致費不足的情況。
避免因增加權利人導致費不足的情況出現，在完成增加權利人錄著變更后，登錄專利業務辦理系統——專利繳費服務或者專利審查信息查詢專利年費費用及繳費情況。以上情況同樣適用專利轉讓。
三、發明專利辦理登記手續通知書的第N+1年年費繳費不及時
根據《中華人民共和國專利法》第四十三條規定，“專利權人應當自被授予專利權的當年開始繳納年費。”;《中華人民共和國專利法實施細則》第九十八條規定：“授予專利權當年以后的年費應當在上一年度期滿前繳納。”。可知專利權人從被授予專利權的當年開始繳納年費，即在專利授權之前，專利申請人不需要繳納年費。發明專利審查合格后將收到《辦理登記手續通知書》，通知書上會說明在繳完第N年年費后將頒發專利證書。在繳完第N年年費后，可能幾個月時間內需要繳第N+1年年費。這意味著一個專利一年時間內需要繳兩次年費，而有些企業的專利年費繳費辦法是一年某個時間點統一一次性預交年費，這可能就導致第N+1年的專利年費繳費不及時，導致需補繳滯納金的情況出現。
避免第N+1年的年費繳納不及時，可以在繳完第N年年費取得專利證書后，登錄專利業務辦理系統——專利繳費服務或者專利審查信息查詢專利年費費用及繳費情況，及時了解第N+1專利年費截繳時間。
四、總結
企業專利年費管理是企業知識產權管理中的常規事務，難度不高，但需要注意的細節較多。企業在專利年費管理過程中需及時進行費減備案，如有需要在費減備案合格后及時提交《費用減繳請求書》;在專利權人發生變動時，需注意審查變更后權利人的費減資格，及時處理費減相關事宜;在獲取專利證書后及時關注第N+1年的年費截繳時間。
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