ISO管理體系的審核時間該如何確定?
很多企業(yè)對ISO管理體系的審核時間只有些模糊概念，小編今天給大家詳細(xì)介紹這方面知識。各類審核的審核時間是指按審核人日度量的實施審核活動所需的有效時間。一個審核日通常為8小時(不包括旅途時間或午飯時間)。
有效人數(shù)包括認(rèn)證范圍內(nèi)涉及的所有全職人員(含每個班次的人員) 。審核時將在場的非固定人員(季節(jié)性人員、臨時人員和分包商人員)和兼職人員也應(yīng)包括在有效人數(shù)內(nèi)。
所有類型審核的審核時間包括在客戶場所的現(xiàn)場時間，以及在現(xiàn)場以外實施策劃、文件審查、與客戶人員之間的相互活動和編寫報告等活動的時間。
在分配用于策劃和編寫報告的審核時間時，通常不宜使總的現(xiàn)場審核時間少于QMS1表和 EMS1表所列時間的80%。不應(yīng)通過增加每個工作日的工作小時數(shù)來減少審核人日數(shù)。
在初始的三年認(rèn)證周期中，對特定組織實施監(jiān)督審核的時間，宜與初次認(rèn)證審核(第1階段+第2階段)的時間成比例，即每年實施監(jiān)督審核的總時間約為初次認(rèn)證審核時間的三分之一。
在調(diào)整審核時間時，還需要考慮下列因素(但不限于這些因素)。具體內(nèi)容，請隨我一起來看看吧。
一、管理體系認(rèn)證初次審核
(1)確定用于管理體系非現(xiàn)場組合活動的審核時間，不宜使現(xiàn)場總的管理體系認(rèn)證審核時間少于計算出的 80%。需要更多的時間來進(jìn)行策劃和(或)編寫報告不是減少現(xiàn)場管理體系認(rèn)證審核時間的理由。
(2)認(rèn)證機構(gòu)確定的審核時間以及其理由應(yīng)形成記錄。這一計算中應(yīng)包括為覆蓋整個認(rèn)證范圍而分配時間的詳細(xì)信息。
(3)作為合同的一部分認(rèn)證機構(gòu)應(yīng)向客戶組織提供審核時間確定及其理由，并向認(rèn)可機構(gòu)提供。
(4)認(rèn)證審核中可以包括使用遠(yuǎn)程審核的技術(shù)，例如基于網(wǎng)絡(luò)的交互式協(xié)作，網(wǎng)絡(luò)會議，電視電話會議和(或)通過電子化方式驗證客戶的過程。
這些活動應(yīng)在審核計劃中得到標(biāo)識，并可以考慮將用于這些活動的時間計入總的管理體系認(rèn)證審核時間。
對 OHSMS，這些活動(應(yīng)用遠(yuǎn)程審核的活動)應(yīng)僅限于對文件/記錄的評審、對員工及工作人員訪談。此外，對現(xiàn)場活動及 OHS 風(fēng)險控制不能采取遠(yuǎn)程審核技術(shù)。
二、監(jiān)督審核
在初始的三年認(rèn)證周期中，對特定組織實施監(jiān)督審核的審核時間，宜與初次認(rèn)證審核(第一階段+第二階段)的時間成比例，即每年實施監(jiān)督審核的總時間約為初次認(rèn)證審核時間的 1/3。
作為每次監(jiān)督審核的組成部分，認(rèn)證機構(gòu)應(yīng)獲得與客戶管理體系有關(guān)的更新信息。
所策劃的監(jiān)督審核時間應(yīng)得到審查(至少在每次監(jiān)督審核和再認(rèn)證時)，以便考慮客戶的組織、體系成熟度等方面的變化。實施該審查(包括任何對管理體系審核時間的調(diào)整)的證據(jù)應(yīng)得到記錄。
三、再 認(rèn) 證
再認(rèn)證審核時間宜根據(jù)更新的客戶信息計算，而不是簡單按初次認(rèn)證審核(第一階段+第二階段)時間的 2/3 計算。
通常做法是：假設(shè)基于更新的信息對組織實施初次認(rèn)證審核(第一階段+第二階段)，再認(rèn)證審核時間約為該初次審核所需時間的 2/3。
作為特例，如果再認(rèn)證時組織的情況與初次認(rèn)證審核時相同，則再認(rèn)證審核時間大約為初次認(rèn)證審核時間的2/3。管理體系審核時間應(yīng)考慮管理體系績效評價的結(jié)果。對管理體系績效評價本身并不作為再認(rèn)證審核時間的一部分。
四、調(diào)整審核時間的考慮因素
在調(diào)整審核時間時，還應(yīng)考慮下列因素(但不限于這些因素)：
所有管理體系增加審核時間的考慮因素：
(1)組織的工作在多于一處的建筑物或地點實施，審核時需要復(fù)雜的后勤安排， 例如必須對一個單獨的設(shè)計中心實施審核;
(2)員工使用多于一種的語言(需要翻譯或妨礙單個審核員獨立工作);
(3)與人員數(shù)量相比，現(xiàn)場很大(例如森林);
(4)受法規(guī)管制的程度較高(例如食品、藥品、航天、核能等領(lǐng)域);
(5)體系覆蓋著高度復(fù)雜的過程或數(shù)量較多的互不相同的活動;
(6)需要訪問臨時場所，以確認(rèn)擬認(rèn)證管理體系中的常設(shè)場所的活動;
僅適用于 QMS 增加審核時間的考慮因素：
(1)被劃為高風(fēng)險的活動
(2)外包職能或過程。
僅適用于 EMS 增加審核時間的考慮因素：
(1)同行業(yè)典型情況相比，受納環(huán)境的敏感度較高;
(2)相關(guān)方的意見;
(3)有必要增加審核時間的間接因素;
(4)組織所屬行業(yè)的附加的或特殊的環(huán)境因素或法規(guī)要求;
(5)環(huán)境事故的風(fēng)險，以及作為事件后果產(chǎn)生的或可能發(fā)生的影響，事故和潛在的緊急情況，之前由于組織原因發(fā)生過的環(huán)境問題;
(6)外包職能或過程。
僅適用于 OHSMS 增加審核時間的考慮因素：
(1)相關(guān)方的意見;
(2)事故和職業(yè)病發(fā)生率高于行業(yè)平均水平;
(3)組織的場所存在公眾人員(如：醫(yī)院、學(xué)校、機場、火車站、港口、公共交通運輸);
(4)組織正面臨與 OHS 相關(guān)的法律訴訟(取決于所涉及風(fēng)險的嚴(yán)重程度和影響);
(5)承包商公司(次級承包商公司)及其雇員臨時性地大量出現(xiàn)，導(dǎo)致復(fù)雜程度或 OHS 風(fēng)險增加(如：定期啟停的煉油廠、化工廠、鋼鐵廠和其他大型工業(yè)聯(lián)合體);
(6)根據(jù)適用的國家法規(guī)和/或風(fēng)險評估文件，危險物質(zhì)存在的數(shù)量使工廠面臨重大工業(yè)事故的風(fēng)險;
(7)認(rèn)證范圍內(nèi)包含境外場所的組織(如果不熟悉法律法規(guī)和語言)。
減少審核時間的考慮因素：
(1)(僅適用于 QMS)客戶不負(fù)責(zé)設(shè)計工作，或體系的范圍不適用標(biāo)準(zhǔn)的其他要素;
(2)與人員數(shù)量相比，現(xiàn)場很小(例如僅有綜合辦公區(qū));
(3)體系成熟;
(4)對客戶管理體系已有的了解(例如同一認(rèn)證機構(gòu)已依據(jù)另一標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證了該客戶)，對 OHSMS 這意味著在其他自愿性 OHSMS 方案中已經(jīng)認(rèn)證;
(5)客戶為認(rèn)證所作的準(zhǔn)備(例如已經(jīng)獲得另一個第三方合格評定制度的認(rèn)證或承認(rèn))，對 OHSMS 這意味著已經(jīng)接受國家主管部門定期對其進(jìn)行強制性政府 OHSMS 方案的審核;
(6)自動化程度高(對 OHSMS 不適用);
(7)有一部分員工在組織的場所外工作，例如銷售人員、司機、服務(wù)人員等，并且有可能通過記錄審查來對其活動是否符合體系要求進(jìn)行充分地審核，(對OHSMS 不適用);
五、臨 時 場 所
(1)如果認(rèn)證申請方或獲證客戶在臨時場所提供其產(chǎn)品或服務(wù)，該臨時場所應(yīng)被納入審核方案。
(2)臨時場所可以是較大的項目管理現(xiàn)場，也可以是較小的服務(wù)/安裝現(xiàn)場。認(rèn)證機構(gòu)宜評估與客戶運行相關(guān)的管理體系運行失效的風(fēng)險(對 QMS 為產(chǎn)品或服務(wù)輸出的控制失效、對 EMS 為環(huán)境因素及影響的控制失效、對 OHSMS 為 OHS 風(fēng)險控制失效)，根據(jù)該風(fēng)險評估的結(jié)果來確定是否需要訪問這些臨時場所以及抽樣的范圍與程度。
對 QMS 和 EMS，所選取的臨時場所樣本宜代表客戶的認(rèn)證范圍、能力需求和不同服務(wù)的范圍，并已考慮了活動的規(guī)模和類型、進(jìn)行中的項目的不同階段以及相關(guān)的環(huán)境因素及影響。
對 OHSMS，所選取的臨時場所樣本宜代表客戶的認(rèn)證范圍、活動和過程的規(guī)模和類型、所涉及的危險源和相關(guān)的 OHS 風(fēng)險類型、以及項目進(jìn)行的不同階段。
(3)通常情況下，認(rèn)證機構(gòu)將對臨時場所進(jìn)行現(xiàn)場審核。但是，可以考慮用下列方法來代替一部分現(xiàn)場審核：
通過面對面或電視電話會議的方式，與客戶及(或)其顧客進(jìn)行訪談，或者參與他們的進(jìn)度會議;
對臨時場所的活動實施文件審查;
遠(yuǎn)程訪問包含同管理體系與臨時場所的評審有關(guān)的記錄或其他信息的電子化場所;
使用電視電話會議及其他技術(shù)實施有效的遠(yuǎn)程審核。
對 OHSMS，上述方法僅可以考慮用以代替不涉及見證運行控制且不涉及其他
OHSMS 風(fēng)險控制的部分現(xiàn)場審核。
(4)在每種情況下，宜完整地記錄審核方法，并充分證明審核方法的有效性。
六、多場所的管理體系審核時間
(1)對管理體系運行覆蓋多個場所的情況，有必要確定是否允許抽樣。
(2)對 OHSMS，應(yīng)基于認(rèn)證范圍內(nèi)每個場所實施活動和過程相關(guān)的 OHS 風(fēng)險程度的評價，確定是否允許場所抽樣。此類評價的記錄和所作決定的理由應(yīng)向認(rèn)可機構(gòu)提供。
七、外部提供職能或過程的控制(外包)
(一)如果組織外包其部分職能或過程，認(rèn)證機構(gòu)有責(zé)任獲得如下證據(jù)：
組織已經(jīng)有效地確定了其采用的控制方式和控制范圍，以確保外部提供的職能或過程不會對管理體系有效性(包括組織向其顧客穩(wěn)定提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力、或控制其環(huán)境影響因素/控制其 OHS 風(fēng)險，并承諾滿足法規(guī)要求方面)產(chǎn)生負(fù)面影響。
(二)對 QMS 和 EMS，認(rèn)證機構(gòu)將審核并評估客戶管理體系的有效性，包括對任何外部提供活動及其引起有關(guān)目標(biāo)交付、顧客和滿足要求方面的風(fēng)險進(jìn)行的管理。這可以包括收集對供方有效性水平的反饋。考慮到組織的管理體系范圍僅包括對供應(yīng)活動的控制，而且并非由組織自身執(zhí)行這些(外部供應(yīng))活動，因此并未要求審核供方的管理體系。根據(jù)對風(fēng)險的這一理解，應(yīng)確定任何附加的審核時間。
(三)對 OHSMS，認(rèn)證機構(gòu)將審核和評價組織的 OHSMS 對外包活動管理的有效性，以及外包活動對其自身活動和過程的 OHS 績效和符合性要求所帶來的風(fēng)險。
(1)這可能包括收集對供方有效性水平的反饋，基于以下內(nèi)容：
組織對這些外部供方的評價、選擇、績效監(jiān)視和再評價的應(yīng)用準(zhǔn)則，這些準(zhǔn)則是以他們按照特定要求提供職能或過程的能力為基礎(chǔ)，并與法律要求一致，和
外部供方可能對組織控制其自身 OHS 風(fēng)險的能力產(chǎn)生不利影響的風(fēng)險。
(2)雖然不要求對外部供方的管理體系實施審核，為了策劃并完成一項有效的審核，認(rèn)證機構(gòu)應(yīng)就組織 OHSMS 范圍內(nèi)對外包給外部供方的過程或職能的控制進(jìn)行審核。包含于組織 OHSMS 范圍的過程中，在組織場地作業(yè)的承包商人員應(yīng)被訪談到，以評價他們的 OHS 意識。
(3)認(rèn)證機構(gòu)宜能夠在審核方案準(zhǔn)備的過程中確定，并且在后續(xù)初次認(rèn)證審核中、以及在每次監(jiān)督及再認(rèn)證審核前對其核實。
知己知彼，才能合作愉快。對三體系認(rèn)證感興趣的企業(yè)，可以多關(guān)注這方面的知識，畢竟作為國際標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)證體系，在全球都有很高的認(rèn)可度。
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