質量管理體系內部審核是企業質量管理體系關鍵的評價手段之一。相比外部審核，內部審核在嚴格遵從外部審核同等要求的條件下，具有一定的靈活性，企業可根據體系運行的實際情況適時組織內審，從而及時發現體系運行中的問題。企業如能發揮和提高內審的作用，能長久地、持續地為企業改進提供機會，彌補外審的不足，實現組織質量管理水平的持續改進和產品質量的不斷提高。
然而筆者在參加外審時發現，不少企業的內審工作不受重視、流于形式、走過場，沒有達到預期效果，如何開展有效內審已經成為企業和認證機構共同關注的課題。筆者結合審核實踐提出自己的認識，以期為企業提升內審工作的實效性提供參考。
內審員素質是有效內審的基礎
眾所周知，素質優良、熟悉標準、具有一定審核經驗的內審員隊伍是企業的寶貴財富。由于內審員水平的高低、專業能力的強弱，直接制約著內審工作的質量并影響著工作成效的好壞，所以企業應該重視內審員的學習和培訓。例如，可以定期在內部召開交流會，邀請有經驗的老員工介紹自己的經驗，促進各個員工之間互相探討、互相學習。同時，還可以采取走出去的方式，定期派遣一批內審員到外面去學習培訓。或者，還可以請相關審核專家到企業召開講座，傳授先進的工作理念和方式。只有這樣加大培訓教育力度，才能夠幫助每一位內審員不斷提升綜合素質，能夠及時發現問題并解決問題，有效降低內審過程中由于能力不足而出現顧此失彼的現象。
如果組織內審人員的數量較少且能力參差不齊，可以聘請外部的專業審核專家參加到企業內部的審核過程中，讓專家對內部審核員進行指導和幫助。這樣不僅能夠有效克服在審核過程中出現的困難，還能夠提升審核效率。
切合實際的內審方式、頻次是有效內審的前提
內審方式分為集中式內審和滾動式內審，集中式內審可在一個短時間內將全體系的運行情況進行評價，滾動式內審采用分期、分塊或分產品審核方式。前者較集中，一次性審核結束，后者需要較長的時間才能知道全體系的運行情況，但后者由于每次審核的范圍小，審核所需的資源少，也可在每次審核時利用與集中式內審同等資源時進行更加深入地專項審核。選擇內審方式時，應結合審核資源、審核目的而定，選擇最有利的一種方式即可。
內審的頻次由企業自主安排。內審安排一般分為例行性內審和特殊情況下的臨時性內審。例行性內審是一種有計劃的內審，企業按照年初或上年底或上一次例行性內審結束后制定的計劃進行內審。臨時性內審具有針對性，往往是針對當前企業內部出現的問題或體系的調整進行的審核，找出問題產生的原因并進行下一步改進，效果較明顯。下列情況企業可考慮實施臨時性內審：重大質量事故或顧客有關質量抱怨連續發生時；企業的質量方針、質量目標需要變化時；質量管理體系發生變化時；體系依據的標準或組織的機構發生重大變化時；市場需求發生重大變化時。例行性內審一般以企業一年進行一次或兩次較為適宜，為了確保體系及時得到改進，也有企業將內審作為一種常規性的體系運行檢查活動或有針對性地實施一些專項審核。臨時性內審的頻次應完全根據企業的實際情況而定。
高層領導重視是有效內審的動力
任何組織的活動，領導重視不重視，效果會大相徑庭。內部審核是一種持續的內部管理行為，高層領導重視，并給予內審大力支持，才能確保內審工作的順利開展并取得實效。高層領導的質量意識和參與質量審核活動的程度和頻率，可以在很大程度上決定企業管理體系實施的水平。高層領導只要重視，很多內審中出現的問題就會更容易解決。
把握好內審過程“五關”是有效內審的關鍵
1.把握內審策劃關
審核任務明確、策劃周密，是成功內審的開始。企業必須在審核組的組成、審核的行程安排、審核日程的確定、審核內容的確定等方面周密策劃，全面按要求制定審核活動檢查點，避免漏項，同時策劃應與企業對質量管理體系的運行要求相一致。
內審組成員應當由經過培訓的內審員組成，內審組長需要具有管理整個審核工作、把握審核方向的能力，并被其他內審組員所認同，這樣才能順利開展工作。在內審組成員的組合上，應考慮多種情況的結合，如考慮新老內審員結合以方便溝通，考慮內審員的水平高低組合以便于整體水平的提高，考慮專業不同的內審員結合以利于對各個專業的深入審核，考慮內審員來源以便于了解各部門體系運行情況并進行橫向比較，等等。
內審小組事先要明確分工，突出審核重點，同時對受審方以往出現的不符合和潛在的不符合進行內部溝通討論，編制內審檢查表時內容應涵蓋驗證體系糾正措施的有效性。內審檢查表的編寫需要多渠道的信息輸入：平時顧客的質量投訴、抱怨，組織內部問題的反饋；新供應商資格認證預審時顧客提出的改進建議和審核發現；外審時的審核發現；體系運行中效率低下或職責不明確的事件等。通過仔細的分析思考，編制針對性和操作性強的內審檢查表，內審員合理選擇取樣方式和審核方法，突出取樣方法和取樣的代表性。
2.把握現場審核關
現場審核是對受審核部門現場進行的審核活動，一方面是對受審核部門的質量管理體系標準和相關文件的具體實施現狀、質量管理體系運行情況作出客觀分析和判斷。另一方面是對受審核部門的質量管理體系作出評價，用以證實受審核部門已經實施并保持了一個有效的質量管理體系。
現場審核活動一般包括：召開首次會議；現場審核（收集和驗證信息，獲得審核證據，形成審核發現）；準備和形成審核結論；審核過程中的溝通；召開末次會議。
內審員在現場審核時，一般根據內審檢查表實施審核，當發現不符合時可適當多抽樣或偏離檢查表進行追蹤審核。現場審核應控制好審核時間、審核內容、審核氣氛，確保按時、按質、按量完成規定的審核任務，并確保審核有效性。為此內審員應按如下要求進行現場審核：
（1）如實并清楚地記錄審核發現，特別對不符合事實或存在問題的事項，描述應力求具體，具有可追溯性；
（2）自己抽樣并讓取樣有代表性，如按產品類別、產品規格、生產時間等實施分層抽樣，抽樣量的多少可根據產品實際生產量確定并成比例；
（3）提問時不可以暗示或其他方式向受審方提示答案；
（4）查閱文件、資料與到生產現場收集證據的時間，宜各占總審核時間的50%；
（5）集中精力，將所有安排的時間均用在審核中；
（6）按照PDCA方法實施審核，并結合一些先進的管理理念和方法，帶動被審核部門理清思路，鞏固或吸納先進的管理理念和方法；
（7）發現不符合，應盡量深入下去，為確定不符合原因打基礎。
3.把好問題判定關
內部審核不單純是挑毛病，更不是單純地開不合格項，而是通過內審使管理水平得到不斷地提升，及時發現體系運行中陳舊的弊端及新出現的阻礙企業發展的滯后項，使體系隨時有效地得到完善和持續改進。內審組在充分討論的基礎上判斷發現問題的不符合狀態，判定不符合項條款應由表及里，即根據現象把握本質，準確判明產生不符合的原因，發現問題的核心因素，準確找到提高和改進質量管理體系的機會之門。
4.把好問題匯總關
內部審核實施后由內審組長組織進行對審核發現問題匯總，在實施內審匯總時，應使用統計技術，統計分析出各類不符合及其在各項專業管理中的分布、共性問題以及各方面主要存在的問題，確定出企業管理的薄弱環節和改進重點，并篩選出重點或有代表性的不符合作為內審不符合項。內審組長在審核末次會議上應對審核發現（特別是不符合的審核發現）、體系運行評價、結果等進行詳細通報，并可針對這些薄弱環節和改進重點提出改進的進度要求及建議的改進措施等。
5.把好糾正措施驗證關
內部審核是管理體系質量改進活動的一個重要的、正常的信息來源、依據和推動力，每次內審之后，都應使質量改進行為取得成果，這是衡量內部審核實際效果的基本標志之一。內部審核后續工作包括被審核部門實施對內審中發現的問題提出的糾正措施以及內審員對其實施情況的跟蹤審核和驗證工作。這兩項工作的落實直接關系到內審工作的成效，是完善質量管理體系的重要組成部分，是提高管理工作水平的有效途徑，必須把內審過程和內審后的整改放在同等重要的位置，充分發揮內審工作的全部功效，完善質量管理體系。同時，改進時應舉一反三，以克服審核中抽樣帶來的風險，并應注重不符合項糾正措施的長期效應，在驗證合格之后繼續給予足夠的關注，防止已出現的不符合項或問題項重復發生。
制定獎懲制度是有效內審的保障
企業內部的相關領導一定要加強對內審工作的重視程度，設立專門的監督檢查部門，完善相關的獎懲制度。同時，針對內審要做到跟蹤問效、持續改進。針對內審員在工作中能夠及時發現問題或者是發現問題多的，要給予一定的物質獎勵或者是精神獎勵。而對于在內審過程中走馬觀花、敷衍了事的人員，要給予一定的批評和處罰，保障內審工作的質量和效率。
內部審核作為一項質量管理活動，要想加強實效性，就應該立足于質量管理體系相關要求，開展有效的內部審核活動，把工作落到實處。只有扎實開展內部審核，才能了解體系運行的真實狀況，了解真正的薄弱之處；只有找到真正的薄弱之處，才能對癥下藥采取切實有效的措施加以糾正；只有糾正措施得到有效落實，持續改進才算基本完成，才可以尋找新的機會實施新一輪的持續改進。提升內審工作的實效性，能夠強化工作程序的規范性，持續改進企業的質量管理水平，滿足企業發展進步的要求，推動企業產品質量得到更加良好的改進和提升。
來源：《中國認證認可》雜志 2023年第2期
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