IATF16949 外審準備及工作注意事項!
今天和大家分享一個“IATF16949 外審準備及工作注意事項”的案例，僅供質量同仁參考，歡迎留言討論。
為迎接本年度IATF16949換證審核，品質部就各部門的實際情況作了如下明細要求，希望能幫助到各位。
迎審準備工作及注意事項
1、陪同人員：
a)坐陣指揮：;
b)根據審核計劃指定相應的陪審人員：;
c)現場人員布置：各部門指定專門的負責人答問、口徑統一。
2、現場迎審氣氛的營造
a、準備條幅/或歡迎牌
內容：
熱烈歡迎××××認證中心的專家來我司檢查和指導工作!(1幅，公司大門口)試條件而定
b、 現場清理
打掃衛生，準備與現場有關的文件，檢查倉庫、車間及工藝流程卡等地方的產品及狀態標識情況
3、理清思路：建議各部門劃出本部門主要工作的過程流程圖(過程方法)，可參考下圖，先確定每項大工作的主要活動(盡量細化)。通過該項工作可使各部門負責人有一清晰的思路。
4、文件、記錄整理，問題歸零：對照內審末次會議所發的“內審報告”及各次審核/檢查結果，各部門再做一次自查，以確保所有問題都已整改到位。各部門準備好本部門“受控文件清單”及“記錄清單”，并做好文件、記錄的整理、歸檔、標識工作，確保所有現場文件的“有效”。
5、進一步熟悉標準及文件：進一步熟悉與本部門有關的標準及文件內容，做到心中有數。所有員工應充分理解質量方針和質量目標的含義，包括本部門及本人有關的質量目標。
6、職責權限及接口應清晰：按體系文件描述進一步明晰管理職能，包括部門內部職責分工，特別是總公司對子公司、事業部、生產基地的管理職能，明晰各層次權力的分配及管理的幅度。
7、時間：審核時間在審核過程中可能做相應調整<可能與審核計劃不一致>，請各部門提前做好準備，責任人員如無特殊情況最好不要長時間外出，以便隨時接受審核。
8、態度：受審人員應保持謙虛謹慎、勤學好問的態度。有問題應虛心按受審核教師的意見及建議，確保不出現與審核老師爭吵的現象。
9、溝通：在審核過程中應保持與審核老師的雙向溝通，在接受審核老師提問時，如有不明白的地方，可請審核老師稍作解釋，在弄清楚問題的含義后再回答，萬不可未弄清楚問題的含義而答非所問。
在審核過程中加強內部溝通，有問題應及時反饋到其他未受審部門，保證同類問題不在多個部門出現。
10、信心：在做好充分準備的前提下，應對自己及自己所做的工作充滿信心，不應過度緊張，以至把本來做得不錯的工作未展示出來。
各部門通用要求
KPI
各部門檢討更新本部門的KPI統計分析報告，尤其是KPI不合格改善報告，措施一定要具體、可操作、可舉證。(我們每月15日會開月度管理會議)
文件和資料的準備
1. 各部門主管須熟悉本部門 IATF16949 體系文件要求。請大家集中學習并檢討程序文件，需要修改的請在本月修改完成(特別是品質與PMC)。
2. 所有文件必須是受控的狀態，非受控、作廢、舊版一律撤除現場;各辦公桌、臺、墻壁、門窗、作業機臺不準貼非受控、舊版、作廢文件。
3. 所有文件必須建立檔案目錄且為最新版本，標識清楚。(需在三分鐘內找到，有不清楚如何放置的，可到文管中心參考如何歸類及存放文件)。
各種記錄的整理（最近連續
1. 業務/采購的質量記錄可按客戶單號或日期進行整理，分門別類，標識清楚，裝訂成冊;內容務必完整，不得涂改;修改處用斜線劃掉，并簽上姓名和日期。
2. 生產/品質部門的質量記錄可按客戶PO單號或批號或生產日期等進行分門別類。所有務必檢查各種記錄的關聯，嵌套關系，請慎重(依據業務提供的訂單作)。
3. 各種記錄的遺漏與否須按作業流程整理檢查，各項質量記錄是否完整、規范，如填寫、審核、批準是否符合要求等，至少最近半年的記錄，確保基本沒問題，并進行整理、標識，便于到時查找，所有檢驗記錄需與控制計劃/SOP上面描述的相一致。
人員
1. 所有人員必須理解本工位作業標準、質量方針、公司質量目標，公司質量目標為：
1)客戶退貨批次為0;
2)產品交付達成率100℅)、公司流程及分類和本部門各流程KPI。
2. 回答問題的人員一定要清楚程序及所準備的文件資料及記錄存放地點。
3. 陪同人員須具備良好的溝通能力，理解審核員的提問，協助部門回答問題及提供資料。
開發部
1.APQP、PPAP、供方PPAP資料整理歸檔。(OEM產品資料)
2.PFMEA中相關措施須有實施記錄支持。(如提到有培訓，需有相應的培訓記錄，需重新核查，如提到驗證的，需要有相關驗證數據)
3.OEM產品工程變更須有實施日期的記錄。(工程變更的清單及實施日期)
4.客戶工程更改的評審時間須在14個工作日內完成。
5.新模具入廠驗收記錄。(需有驗收單，按模具清單一一核查)具體依據《PFMEA管理程序》、《工程變更管理程序》、《試產管理程序》、《新產品開發管理程序》、《PPAP管理程序》等執行。
品質部
1.QC須正確使用經校正合格和測量系統分析合格的量規儀器，熟悉抽樣方案、檢驗標準及圖紙要求，不良品的處理流程。(務必重點培訓，并有相應的培訓記錄)
2.返工產品須有返工作業的書面要求和重新檢驗的記錄。(生產線的返工產品，需經過QC重新檢驗，并有返工檢驗記錄)
3.半成品、成品特采時須有客戶的簽字認可。
4.合格品、不合格品均有檢驗狀態標識，不合格實物上還有紅色不合格標簽。
5.超期庫存產品、材料復檢記錄，復檢合格品必須有復檢標識。
6.準備好一款產品的追溯記錄。(可挑選最近的一款產品的記錄，把從材料入庫單一出庫檢驗報告的所有記錄整理一套)
7.X bar-R Chart現場實施，須注明重大經過事項如材料/模具更換、設備維修事項，及異常波動、能力不足時的分析改進措施。(SPC分析必須包括特殊特性值，現場審核時需看到并有以前的SPC記錄)
8.OEM產品的測量工具、儀器實施MSA分析報告。
9.來料不良供應商改進記錄等(必須有供應商回復的VDCS，并有清單)
10.建立OEM產品的成品標準(包括包裝標準，另外每批出貨的檢驗報告需匯總存放)。
11.對生產過程中的異常建立糾正預防措施(需要糾正預防措施記錄表，所有異常需有回復對策情況)
12.提供全套持續改進的資料
13.所有客戶投訴資料
14.IQC的圖紙/標準/C=0抽樣標準
15.IQC檢驗報告的保存
16.IQC來料異常的跟進，供應商不良回復報告情況 具體依據《MSA管理程序》，《SPC管理程序》，《不合格品控制管理程序》，《持續改進管理程序》，《監視與測量設備管理程序》，《檢驗管理程序》，《糾正與預防措施管理程序》，《客戶投訴管理程序》，《實驗室管理程序》，《品質成本管理程序》，《產品標識與追溯管理程序》等執行。
17.儀器校驗及不合格時的追溯，儀器校驗標準及操作指導;
18.試驗指導書與試驗標準;
19. 質量成本的統計(必要時找財務部協助)。
生產部（三車間同樣要求）
1. OEM線生產機臺必須有“OEM”標識牌，(OEM標識的 機臺需在清單中體現出來，請與管理部核對)
2. 現場清潔、區域有地線和標識牌、物品定位放置并有清楚標識，包括合格、不合格標識。
3. 所有OEM產品需告之在OEM機臺上生產，非OEM機臺不可生產OEM產品，切記。
4. 各機臺工藝參數設置必須與作業標準(作業指導書、控制計劃等)一致，與作業員描述一致，與記錄一致。(務必教育好員工，所知悉的所有內容，應與之對應的文件相一致，各部門主管做好部門培訓)
5. 生產人員須了解返修或返工流程，返工后產品的流向及處理方式。(至少先準備好一款返工產品的全記錄，包括生產不良報表，MRB記錄表，返工記錄，返工檢驗記錄)
6. 生產數據分析日報
1) 不良產品/不良細目的統計
2) 報廢產品統計
7. 不合格品全部存放到不合格品區域內，無超期沒處理的不合格品存放現場。
8. 現場產品防護良好，產品標識完整清晰。
9. 工裝(模具、治具)使用后檢查記錄和使用登記記錄。(采用模具/工裝履歷表管理模具/治具的壽命及維修情況)
10. 應急計劃，(各生產車間需了解出現應急時的處理方法)
11. 設備/模具的日常點檢情況(點檢人需要是在OEM人員名單的 人員進行作業)具體依據《生產管理程序》、《生產計劃管理程序》、《應急計劃控制程序》、《模具及工裝治具管理程序》、《產品標識和追溯管理程序》、《產品防護管理程序》等執行。
PMC
1. OEM材料區、成品區必須有專用標示牌
2. 倉庫現場清潔、區域有地線和標示牌、物品定位放置并有清楚完整的標識，包括合格、不合格標識。(必須做到三定5S)
3. 倉管員須熟知倉儲作業文件，明確產品材料儲倉條件、儲存期限的規定和流程。(主管進行培訓)
4. 不合格品全部存放到不合格區(退貨區)內，無超期沒處理的不合格品存放現場。
5. 庫存產品材料防護良好，標識完整清晰。
6. 清理倉庫內環境衛生，區域有標識，物品物資定位放置，物流順暢。
7. 先進先出實施記錄。
8. 卡、帳、物一致。
9. 材料入庫單、領料單等相關記錄保存完好。
10. 每月是否做了盤點(查每月盤點表)
PMC
1. 所有OEM產品的物料計劃記錄;(需有物料計劃清單，及一一對應的表單)
2. OEM產品的達成情況統計(主要為每日、每周、每月統計狀況);對未達成的原因分析與對策否(需有相關記錄體現)
采購部
1. 所有OEM產品的采購明細表(按訂單號核對，有清單，明細內容與BOM表相符)
2. 合格供應商名錄/采購周期表
3. 采購訂單保存(易于查找，將前面講到的文件保存方式一樣，建議一個采購明細表后面，把所有該PO的訂單付在后面)
4. 新供應商調查表，老供應商審核計劃、供應商審核報告、(所有OEM產品的供應商都應鑒定質量協議)
5. 各供應商ISO9001證書
6. 每月供應商評估報告(按月存放)
7. 外發模具清單及與供方簽定的模具使用協議 具體依據《產品標識和追溯管理程序》、《采購管理程序》、《供應商管理程序》、《生產計劃管理程序》、《產品防護管理程序》、《原材料、成品存儲周期表》、《倉庫管理辦法》、《不合格品管理程序》等執行;
8.供應商貨物在客戶處不合格的損失統計。
業務部
1. 客戶滿意度調查表，分析報告;
2. OEM產品交付績統計資料(產品交付統計，產品交付績效表)，包括統計數據、相關糾正預防措施報告等。
3. 合同訂單評審記錄表(包括新、老兩種訂單的評審)
4. 客戶要求評審記錄
5. 客戶財產清單
6. 內審不合格項的全面改善。
具體《合同及訂單評審管理程序》、《客戶財產管理程序》、《產品交付管理程序》、《客戶滿意度管理程序》等執行。
管理部人事行政
1. OEM產品相關崗位和特殊崗位人員培訓資格要齊全。(對重要工序人員的培訓考核資料是否齊全，需在有培訓記錄及相關的考試題，并有相關的上崗證，與生產車間共同完成)
2. 員工滿意度調查表，與相關的改進措施。(針對有不滿意的，進行如何改善或處理，需要有相關記錄取證)
3. 年度培訓計劃的完成，并按計劃進行實施培訓，未在計劃內培訓，有無相關變更說明(所有培訓都應有培訓記錄，并與培訓計劃內容相符，人員教育履歷表上的培訓狀況同樣需要一致)
4. 6S點檢表，對不符合項，有無不符合項目單給責任部門，有無更進改善，(不符合項目有無在下次檢查中進行確認，對6S點檢表/不符合單需按周保存)
5. 各崗位是否都已有職務說明書; 具體依《職位說明書》、《人力資源管理程序》、《員工激勵管理程序》、《培訓管理程序》、《6S管理程序》等執行。
開發部
1. OEM產品的設備/模具清單，(需與生產車間的標識相一致)
2. 設備/模具的年度保養計劃
3. 設備/模具定期保養記錄
4. 對A類(關鍵設備)需做預測性維護，做一份10年-2011年的(做一份預測性維護記錄表，如注塑機，需6個月更換一次油封)
5. 關鍵設備易損件清單的建立 具體依據《設備管理程序》、《模具/工裝管理程序》執行
品質部文控中心
1. OEM文件清單
2. 文件的發放記錄表(需與實際一一對應)
3. 作廢文件清單
4. 外來文件清單
5. 返工作業指導書
文管中心資料必須做到資料保存的完整性與易于查找具體依據《文件管理程序》、《記錄管理程序》執行。
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