SA8000認證體系審核
社會責任管理體系審核,就是客觀地獲取審核證據并予以評價,以判斷公司的社會責任管理體系是否符合社會責任標準的一個系統化的、獨立的驗證
過程,為利益相關者提供可信任的依據.
按審核方和被審核方的關系劃分,社會責任管理體系審核分為三種,即第一方審核,第二方審核和第三方審核.第一方審核是公司對自身的審核,也稱內
部審核.第二方審核是在合同條件下,由公司的顧客或者顧客委托的代表進行的審核.第三方審核是由具備資格的認證機構進行的獨立審核.
第三方審核由經過培訓的審核員按照規定的程序和方法進行,其結果就是對被審核的社會責任管理體系是否符合規定的要求作出結論,并給予書面證
明.第三方SA8000認證已經被看作是一家公司是否按照國際公認的SA8000標準建立管理體系,并具有體系運行保證能力的可靠標志.為公司的利益相關
者,特別是客戶和消費者,提供客觀公正的評價,以便贏得利益相關方的信任,獲得更大的市場競爭優勢.
第一節 社會責任管理體系審核的基本程序
進行社會責任管理體系審核,首先應明確審核目的,審核應建立在委托方所規定的審核目的的基礎上.社會責任管理體系審核的目的一般有以下幾種:
(1)確定被審核方建立的體系是否符合社會責任管理體系標準.
(2)判斷被審核方建立的社會責任管理體系是否有效地實施和維持.
(3)確定管理體系的充分性、適用性和有效性.
(4)識別被審核方社會責任管理體系中需要改進的項目.
(5)實施第三方認證,如SA8000認證.
(6)對商業合作伙伴的社會責任管理體系進行評價,如供應商認證.
在確定審核目的后,審核組長應與被審核方確定審核范圍.第一方審核的范圍可以根據公司的安排靈活掌握.但第二方和第三方審核在確定審核范圍時
應考慮以下因素:
(1)被審核方在行政上,即人力、物力和財力運行上是否具有相對的獨立性.一個企業的一部分可否作為被審核方,就要看它在行政上是否相對獨立于
企業的其他部分.
(2)與環境審核相似,確定社會責任管理體系審核范圍時,應考慮被審核方在環境上的獨立性.一個非獨立的、與現場其他部分有相互作用的部分,一般
不能被認為是完整的審核范圍.
(3)被審核方的現場在地理位置上也應是相對獨立的,地理上難以分開的兩個部分一般不宜單獨建立社會責任管理體系.
社會責任管理體系審核的準則一般包括以下四種:
(1)SA8000社會責任國際標準.
(2)客戶(買家)提供的供應商社會責任守則.
(3)公司社會責任管理手冊,程序文件及其他社會責任管理體系文件.
(4)適用于被審核方的勞動保護及職業安全衛生法律法規和其他要求.
為了保證審核的公正性,保證審核過程、審核發現及審核結論的客觀性,審核組成員應獨立被審核的活動,他們在審核全過程中應當保持客觀,不存偏
見,與被審核方沒有利益沖突.公司內部的審核員不應與被審核對象有直接的責任關系.所謂客觀性是指通過客觀的方法獲取客觀的證據,并據此作出
客觀的評價,以判斷公司的有關事項是否符合審核準則.
審核組通過收集審核證據,對所有審核證據進行評審,以確定被審核方的社會責任管理體系在哪些方面符合審核準則,哪些方面不符合審核準則.對于
符合審核準則的審核證據要進行分析,在審核報告中對其進行必要的描述.而對于不符合審核準則的審核發現更要進行認真分析,確定體系存在的主要
問題,提出不符合報告.
社會責任管理體系審核一般包括以下幾個步驟:
(1)確定任務.即確定審核范圍和審核準則,根據審核范圍確定工作量和任務的大刁、.
(2)準備審核.包括指定審核組長,由審核組長組成審核組.審核組長編制審核計劃并分配審核任務結審核成員,進行文件預審,在文件預審的基礎上制
定審核檢查表.審核組長還要將審核計劃通知被審核方,與被審核方確認現場審核日期.
(3)現場審核.審核組應準時到達審核現場,召開首次會議,解釋審核的目的、范圍、準則和方法.現場審核方法主要是通過查閱文件記錄、面談和現場
觀察三種方式.現場審核以末次會議結束.在末次會議上,審核組應報告審核發現,宣布審核結論,并要求被審核方提出糾正行動計劃.
（4）審核報告.審核組長應按照規定的格式編寫審核報告,呈報給委托方.
（5）跟蹤糾正行動.對被審核方的糾正行動的落實情況進行跟蹤審核和驗證.本章以SA8000認證審核為例,介紹社會責任管理體系審核過程.
第二節 準備審核
審核準備是實施審核的基礎,準備越充分,審核實施就越順利,效果越顯著.從認證機構接受公司申請,在公司社會責任管理體系建立并至少運行3個月
后,即可啟動審核,開始審核準備.
一、認證審核申請的受理
1.公司應提交的文件
一旦公司決定申請SA8000認證,公司可以同SAI認可的認證機構聯系,了解有關的程序、準備和條件,然后在咨詢機構或認證機構的協助下,制定認證計
劃,逐步實施.
(l)申請書.申請書應是正式的,并由授權代表簽署.申請書的內容應包括認證范圍、申請公司同意遵守認證要求等信息
(2)調查問卷.一般包括申請公司簡況,如公司性質、名稱、地址、人力及技術資源,有關社會責任管理體系及其活動的信息等.
(3)營業執照或法定代表人授權書 .
(4)產品介紹及工藝流程.
(5)社會責任管理手冊,手冊內容較簡單時應要求提交程序文件.
2.受理申請的條件
(1)申請方一般應具有法人資格,持有商業注冊證明,具備一級或委托法人資格也可;
(2)申請方應按SA8000社會責任標準建立了文件化的社會責任管理體系;
(3)申請方的社會責任管理體系已經有效運行,已完成一次內部審核及管理評審;
(4)申請方的社會責任管理體系有效運行,一般應將全部要素運行一遍,并至少有三個月的運行記錄.
3.認證機構的合同評審
認證機構應對申請方的要求進行評審,并形成記錄.認證機構應確保:
(1)認證的各項要求規定明確,形成文件并得到理解;
(2)認證機構與申請方之間在理解上的差異得到解決;
(3)針對申請方申請的認證范圍,營業場所及一些特殊要求(如申請方使用的語言、申請方的認證范圍所涉及的專業技術等),認證機構有能力實施認證
.確定審核范圍
社會責任管理體系審核是在審核范圍內進行的,在認證過程中,從申請與受理、合同評審、實施審核到認證證書描述都涉及審核范圍,確定審核范圍應
從公司管理權限、活動領域、現場區域等多方面考慮.審核范圍最初由委托方依據被審核方體系建立的范圍和擬認證的范圍提出,由委托方和認證機
構雙方經過協商達成.確定審核范圍的最好方式是由認證機構到被審核方初訪時現場確認.
二、組成審核組
認證機構受理審核申請后,應盡快成立審核組,指定審核組長,盡快開始審核準備工作.
確定審核組的規模和成員時應考慮如下因素:
1.審核所依據的SA8000社會責任標準;
2.公司類型、規模、生產類型、復雜程度及有關法規要求;
3.審核組所需要的專業人員或專業技能;
4.使審核組成員特長或能力得到充分發揮的最佳組合;
5.有利于與被審核方聯系、接觸所需的語種、語言技巧和個人技巧;
6.能避免與被審核方產生利益沖突及其他相關因素.
審核組長應及時向審核組成員通報情況,根據成員的專業資格、經驗和專長分配工作任務,必要時還可分成若干小組.
三、文件預審
在現場審核開始前,審核組成員應預先審閱被審核方提供的文件,包括社會責任管理體系手冊、程序文件,相關管理文件和背景資料.背景資料包括公
司營業執照、勞動年檢報告、利益相關者意見和投訴、工會組織、客戶(買家)社會責任守則及其審核結果、廠區平面圖、生產工藝流程圖、社區平
面圖、主要生產部門及工人人數、工作時間及班次安排、工資計算方法、廠規廠紀、勞動合同、工傷事故記錄、車間空氣測試報告及有毒有害物質
請中-等.如果提供的文件不夠,審核組長應及時通知委托方.
文件預審的目的在于了解被審核方的社會責任管理體系文件(主要是管理手冊)是否滿足SA8000標準的要求,以確認能否進行現場審核,通過對管理手
冊、程序文件及背景資料的預審,了解被審核方的社會責任管理體系情況,為現場審核做好準備.文件預審應卉清楚以下幾點:文件內容是否覆蓋
SA8000標準的所有要求,不得回避或遺漏;
2.文件內容是否準確無誤、切實可行,是否存在內部邏輯性和連貫性;
3.管理體系文件是否現行有效,是否符合文件控制程序要求;
4.名詞術語是否與SA8000標準定義一致.
由于SA8000認證審核的特殊性,認證機構一般會通過互聯網和專業檢索服務機構檢索被審核方是否有嚴重違反勞工標準的報道,當地主要勞工組織是
否披露關于被審核方的嚴重違反勞工標準的惡性事件,確保被審核方沒有不良記錄.
文件預審后,審核組應提交一份書面的文件預審報告.對于文件預審中發現的問題,通常要求被審核方在規定期限內進行修改,直至通過審查,才能進行
后續的現場審核工作.
四、編制審核工作文件
審核工作文件是指審核員在審核過程中所使用的,作為原始資料保存的各種規范性文件、記錄、表格和清單,如現場審核檢查表、首次會議和末次會
議簽到表、不符合項報告、糾正行動及審核報告等.
審核檢查表是審核員進行審核的重要工具,也是審核工作的重要原始資料之一.全球各大認證機構都把審核檢查表當作審核員的重要智力成果.編制審
核檢查表是一項技術性較強的工作,也是審核準備的一項重要工作.根據分工,審核員首先編出各自負責的部門或要素核查表,交由審核組長進行審閱,
以保證體系審核的系統性,避免重復或者遺漏管理體系的要素.
審核核查表一般采用"一問一答"形式,答案是"是"是"否",必要時提出補充(如圖6-1).
編制檢查表時,要注意所提出的審核內容應以SA8000標準、法律法規要求以及被審核方的管理體系文件的規定為依據,不能以審核員自己的個人觀點
作為審核的依據.
應當注意,檢查表是審核員的工作文件,沒有必要披露給被審核方,更不能提前通報給被審核方,以致被審核方有針對性地做好準備,而現場審核時不能
看到真實情況.
五、編制審核計劃
審核計劃就是審核組進行現場審核的一份詳細的日程安排表,應先由審核組長擬出,一般包括以下內容:
1.審核的目的和范圍;
2.審核的類型和依據;
3.審核組成員名單;
4.進行審核的時間、地點;
1. 被審核的部門;
2. 主要審核活動的日期和持續時陽
3. 與被審核方管理層舉行會議的日程.
審核計劃經批準后,應盡早采用正式方式通知被審核方,一般在審核前3個月由審核組長通知被審核方,并得到被審核方正式的確認,以便被審核方做好
準備.如被審核方對審核計劃提出異議,應立即通知審核組長,在實施現場審核前由審核組長與被審核方、委托人協商解決.如果某些細節過旱泄露會
影響客觀證據的收集,這些細節可在審核期間再告知被審核方.
六、預審
預審是認證機構審核組在正式進行認證審核前,對被審核方現場進行的模擬審核,以便在認證審核前消除重大不符合項.預審并非認證審核必需的步驟
,委托方可以根據被審核方社會責任管理體系的完善程度,決定是否需要預審.
1.預審的目的
(1)了解公司的基本情況,對有關體系文件進行補充審核,考慮其可操作性和合理性.
(2)評審公司的內部審核和管理評審信息和記錄,確認其可信度.
(3)評價公司重大社會責任因素與政策、目標、指標、管理方案、運行控制、應急預案與響應等要素策劃的一致性.
(4)初步確認被審核方的社會責任管理體系文件與實際運作的一致性.認證機構一般要求被審核方建立文件化的體系,并運行3個月以上,開展過完整的
內部審核及管理評審以后,才可進行認證審核.
(5)初步評估公司社會責任管理體系是否符合SA8000標準要求,及時發現不符合項并提交被審核方及時糾正,避免在正式審核時因重大不符合項而不能
推薦認證.
2.預審的報告
預審與正式審核相似,也應有計劃及報告、首次會議及末次會議,以及了解和收集客觀證據的過程,但預審一般比正式審核時間較短.在預審過程中,審
核員對發現的問題應形成"問題清單"并與被審核方交換意見.預審一般不開列《不符合項報告》,但有預審報告提交給認證機構及委托方.
預審報告可包括如下內容:
(1)被審核方社會責任管理體系概述.
①文件審核結論;
②體系建立與運行時間及基本運行狀況;
③重大審核責任因素的識別、評價和控制情況;
④適用于公司的社會責任法律、法規的獲取和遵守情況;
⑤目標、指標、社會責任管理方案的合理性;
⑥組織機構與職責分工;
⑦內部審核的可信度及有效性;
⑧管理評審是否己實施.
(2)列出公司社會責任管理體系及其表現存在的主要問題,確定是否具備正式認證審核的條件.
第三節 現場審核
審核組在完成了全部的審核準備工作以后,可以按預先約定的日期到被審核方現場實施現場審核.現場審核的主要步驟包括召開首次會議、收集審核
證據、確定不符合項并編寫不符合項報告、召開末次會議并宣布審核結果.
一、首次會議
首次會議是現場實施的第一步.首次會議順利與否,對隨后的審核工作影響重大.首次會議由審核組長主持,參加人員為審核組全體成員、被審核方的
高層經理、管理者代表及各有關部門主管.會議應嚴肅而不拘謹,語言精煉,一般不宜超過30分鐘.
首次會議的內容和程序如下:
1.向被審核方介紹審核組成員,到會人員簽名登記.
2.重申審核類型、審核目的、審核依據和審核范圍.
3.重申審核計劃,強調審核期間工作時間安排及末次會議時間.
4.介紹審核方法和程序,應申明審核采用的是抽樣調查方法.
5.介紹審核結果的處理方式,說明不符合項和最終審核報告的簽發方式.
6.重申保密規定.對認證機構來說,被審核方提供的所有資料都是保密文件,不得向任何第三方透露.
7.明確陪同人員.被審核方的向導熟悉需要審核的部門和項目,為審核員提供協助.
8.確定審核所需的資源和設備.如審核員辦公室、開會場所、交通工具、辦公用品、防護用具及午餐安排等,都需要在首次會議上確認.
9.征求被審核方對審核安排的意見.有不清楚的地方應進一步說明,沒有異議則首次會議結束.
10.如果審核組不熟悉審核范圍,可以安排審核組成員快速巡視審核現場范圍,熟悉審核現場的分布和特點,進一步部署審核活動.
二、收集審核證據
首次會議后,審核組根據審核計劃分組進行審核,收集審核證據.審核證據是關于事實的可以驗證的信息、資料、記錄或者陳述.審核證據可以是定量
的,一也可以是定性的,具有可驗證性或可重復性.審核證據可以通過工人面談、文件記錄審閱、現場檢查和現場測量測試等方法取得.審核員應親自
挑選工人,而不是由被審核方指定.審核員應分別從工作現場、人事登記表和工資表等不同的渠道挑選.應注意所挑選的工人應合理地分布在不同的部
門、不同的工作年限、來自不同的地區和男女性別,確保訪問到的工人具有較強的代表性.挑選工人應征得工人的同意,如果工人不愿接受訪問,審核
員應另外挑選其他工人.
訪問工人應在審核員和挑選的工人之間進行,不應有被審核方代表參加.訪問工人可以通過小組訪問或單獨訪問的方式進行,審核員應作出適當的組合
.在開始訪問前,審核員應營造寬松平和的談話環境,應清楚表明自己的身份,表明自己并不是當地政府人員,也不是公司管理層的代表,訪問過程和結
果都是保密的,不會透露給公司管理層.
審核員應查閱盡可能完整的公司文件記錄,不完整的資料往往不能表明體系的持續有效運行.至少應查閱以下資料:
(1)公司營業執照及政府發放的其他許可證;
(2)政府部門檢查記錄:如消防驗收報告和勞動年檢證;
(3)公司規章制度及勞動紀律;
(4)工人人事檔案及年齡文件副本
(5)勞動合同及其他協議;
(6)工作時間記錄,包括工卡、考勤表、加班記錄和休息請假記錄;
(7)工作時間控制記錄;
(8)工資記錄,包括工資標準、工資計算記錄和工資發放記錄;
(9)社會保險和福利記錄,包括繳費記錄、收費記錄和登記表;
(10)工人違規記錄及處理;
(11)安全衛生檢查記錄;
(12)特種設備年檢登記記錄,包括鍋爐壓力容器及廠內機動車輛、電梯和起重機械等;
(13)化學危險物品存放及使用記錄;
(14)作業場所空氣及噪音檢測記錄;
(15)勞動保護用品發放及回收記錄;
(16)工人健康檢查記錄;
(17)安全衛生培訓記錄;
(18)消防安全演習記錄;
(19)事故及工傷記錄;
(20)工人投訴和處理記錄.
安全衛生問題是整個審核過程的一個重要環節,一也是現場檢查主要目的之一.曾經發生過這樣的一個案例,某家工廠通過SA8000認證審核后不久發生
了嚴重的塌樓事故.因此負責現場檢查的審核員一定要經過專門的安全衛生培訓和具有豐富的工作經驗,最好是一名安全專業人士,如注冊安全主任.
現場安全檢查至少應注意以下幾點:
(1)廠房宿舍結構是否安全,是否妥善維修?
(2)是否使用"三合一"廠房?
(3)安全出口是否足夠,安全通道是否堵塞?
(4)消防器材是否齊全,是否妥善保養?
(5)機器設備是否安全,安全裝置是否齊全?
(6)鍋爐、壓力容器及起重設備等特種設備是否檢驗合格并登記?
(7)有毒有害危險品是否妥善保管和使用?
(8)工作場所通風、照明是否合適?
(9)個人防護用品是否合適,是否堅持使用?
(10)特種作業人員是否持證上崗?
(11)安全標志和緊急照明是否齊全?
(12)急救箱是否齊全,是否補充藥品?
(13)廁所及飲水是否遠離工作場所?
審核員應時刻牢記審核目標、范圍和計劃安排,不要輕易偏離"檢查表"軌跡.如沒有發現問題,不應非要找到問題為止,否則這對被審核方是不公正的,
而且違反抽樣原則;如確需進一步調查取證,可征詢審核組長同意后,方可臨時偏離檢查表.審核員應在現場親自抽取或監督抽取樣本,不能都由被審核
方代表代勞.審核中與被審核方發生矛盾時,審核員應盡量克制.審核中若發現足以決定不推薦注冊的嚴重的不符合項,經審核組長確認,必要時報高層
經理批準,可提前中止現場審核.
現場審核的注意事項:
(1)審核組長要控制審核的全過程,包括:①控制審核進度,既不要敷衍了事,也不要拖延時間;②控制審核計劃,除非特殊情況,不得改變審核計劃或增
減審核員;③控制氣氛,應營造和諧及合作的氣氛,避免產生爭執;④控制紀律,不得有任何違反紀律的行為;⑤控制客觀性,不能主觀猜測和臆斷;⑥控
制審核結果,審核結論應經過認真的討論謹慎作出.
(2)要科學地選擇樣本.選擇樣本時應考慮到社會責任活動的復雜性.在對文件、數據抽樣時要體現隨機性,如在一年的數據中每個月都要取若干個數
據,這樣抽樣具有代表性.審核員在抽查樣本和與員工面談時,為了表示對被審核方的尊重,應征得被審核方部門主管或陪同人員的同意.
(3)充分利用檢查表.在現場審核時應充分利用檢查表,不要輕易偏離檢查表提問題.當然也不能過分依賴檢查表,檢查表中的問題往往只給一個線索,
真正找出不符合項還需要進行跟蹤提問.
(4)發現不符合項時,應追根溯源.有些問題光從表面現象判定不符合是不夠的,真正不符合的原因要做更進一步的調查,以確定在體系哪一個環節上出
現不符合.
(5)與被審核方共同確認事實.當發現不符合項時,審核員應盡量征得被審核方的認可,以便被審核方采取糾正行動,如果被審核方確定有足夠的證據推
翻某個不符合項,審核員應撤消該項不符合報告.當雙方有爭執時,審核員應盡量耐心說服被審核方,并強調審核是針對體系,而不是針對人.
(6)始終遵守審核員行為守則.審核員在整個審核過程中都應保持客觀、公正、認真、明確、有禮貌和為被審核方保密的原則.
現場審核應收集充足的客觀證據,以便判定被審核方社會責任管理體系是否符合審核準則.審核證據來自面談、文件審閱和現場觀察,應注意交叉核對
不同來源的資料是否一致,發現明顯差異時應追根溯源,確認被審核方提供了成套的虛假資料時應報告組長處理.應隨時對偏離社會責任管理體系審核
準則的表現作出記錄.在實際審核中以下幾方面可作為客觀證據:
(1)現場觀察及文件審閱中存在的客觀事實.
(2)訪問時,與被審核的活動的負責人的談話可以成為客觀證據,但還應注意,面談取得的信息應通過獨立的來源予以核實.獨立的來源包括觀察、記錄
和測試結果.對無法核實的信息應給以標識.傳聞、陪同人員或與被審核的活動無關的人員的談話不能作為客觀證據.
現場審核要注意根據公司的具體情況選擇不同審核方式,常用的審核方式有以下三種:
(1)自下而上和自上而下的審核方式
所謂自上而下的審核方式,是指先到信息比較集中的部門了解總的情況,然后在此部門選擇一批樣本到使用這些樣本的各部門去調查核實.采用這種審
核方式的典型例子是對不符合情況的調查,先到管理者代表處或人事部查詢以往的不符合報告記錄,然后抽樣到各部門檢查不符合項糾正行動的落實
情況和是否有預防措施.
所謂自下而上的審核方式,是指先在多個部門調查研究,選擇一批樣本到某一集中管理的部門去審核.這類方式的典型例子是對培訓的審核.審核員先
到各部門查詢員工接受培訓的情況,然后到人事部查詢所取樣本是否有培訓記錄.
(2)正向和逆向的審核方式
正向和逆向的審核可以從兩個方面來理解.一方面把社會責任活動——社會責任因素——社會責任影響看作一個順序,從活動到因素再到影響是正向.
從影響到因素再到活動就是逆向.另一方面把管理體系五大要素看作一個順序,從社會責任政策——策劃——實施與運行——檢查與糾正行動——管
理評審是正向,反之是逆向.
(3)按要素審核和按部門審核的方式
按要素審核是指針對某一要素去審核相關部門,最后所有要素都要審核.按部門審核是指針對某一部門審核所有有關要素,最后所有相關部門和所有9
個要素都要審核.按要素審核,往往一個要素涉及許多部門,審核組要訪問許多部門才能完成一個要素審核.而每一個部門要重復接受多次審核才能完
成審核任務.這種做法效率低N_影響公司的生產運行.按部門審核時,審核組對涉及到的各個要素一次審核清楚,所復去各個部門審核,比較實用和受到
被審核方歡迎.最后按要素把各部門的審核結果整理出來,得出總的結論.一般情況下,審核采用按部門審核的方法較為普遍,有時兩種方式都采用.
三、確定不符合項和編寫不符合項報告
對審核中發現的問題,審核組將以不符合項報告的方式提交被審核方和認證機構,并在此基礎上編制對被審核方社會責任管理體系是否有效性的結論.
因此,不符合項報告應簡單明了,只陳述客觀事實,不進行分析、評判,但又要使被審核方以此為依據分析問題,確定糾正行動.一份不符合項報告只記
錄一個不符合項內容.
社會責任管理體系審核中的不符合項是指那些違背審核準則的審核發現.審核準貝L又稱審核依據,它包括SA8000標準、適用于被審核方的社會責任法
律法規及其他要求,和被審核方的社會責任管理體系文件.不符合項按其嚴重程度和可能造成的后果可以分為輕微不符合項和嚴重不符合項兩類.
1.嚴重不符合項.出現以下三種情況之一的,即構成嚴重不符合項.
(1)體系運行出現系統性失效.如某一要素或某一關鍵過程重復出現失效現象,即多次重復發生不符合現象,又未能采取有效的糾正行動加以消除,形成
系統性失效.
(2)體系運行出現區域性失效.如在某一部門,體系要素的全面失效現象.例如各層次中各部門的培訓失效或某一車間有害物濃度長期超標,又沒有糾正
行動.
(3)造成嚴重的社會責任危害.如使用監獄勞工或童工、發生群死群傷或火災等災難性事故、發生全廠性罷工等重大勞資糾紛事件.
2.輕微不符合項.出現下列情況之一的,即構成輕微不符合項.
(1)對滿足社會責任管理體系要素或體系文件的要求而言,是個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的問題.
(2)對保證所審核區域的體系有效性而言,是次要的問題.
3.觀察項.出現下列情況之一的,即構成觀察項.
(1)存在問題,但證據不足,需要提醒被審核方注意的事項.
(2)己發現問題的跡象,但尚不構成不符合項,繼續發展可能構成不符合項.
觀察項一般不列入不符合項報告,也不列入最后的審核報告.設置觀察項有利于促進被審核方改進社會責任管理體系.
4.不符合項報告內容.不符合項報告包括以下內容:
(1)被審核部門及負責人姓名;
(2)審核員姓名;
(3)審核準則;
(4)不符合事實的描述;
①寫明是什么事情,只陳述客觀事實,不作任何分析或論斷.
②寫明是誰說的或是誰做的,只寫職務,不必寫姓名.
③寫明規定的要求是什么,寫出規定的具體內容.
④寫明必要的細節,使之便于追溯,如地點、部門,或者標準、手冊、程序、作業文件的名稱和章節號.
(5)不符合類型,確定是輕微還是嚴重不符合項;
(6)建議采取的糾正行動計劃及完成日期;
(7)糾正行動完成情況及驗證.
對確認有嚴重不符合項的公司,均不予推薦注冊;對有輕微不符合項的數量尚不足以構成嚴重不符合項的公司,一般均予以推薦注冊,但需采取糾正行
動,并經認證機構跟蹤確認已完全符合后,才能予以發證.
5.審核結果的匯總分析
為了使審核結論更準確,審核組長在末次會議前應召開一次全體審核員會議,對審核結果作一次匯總分析,以便對被審核方的社會責任管理體系作出公
正的評價,為末次會議作準備.匯總分析可以考慮以下幾個方面:
(1)從發現的不符合項分析:如不符合項的總數,其中嚴重不符合,輕微不符合各有多少項.如果審核的按部門進行的,則列出不符合項涉及哪些要素,其
中哪個要素最多或最嚴重.有了這些數據,大致可以清楚這個部門的薄弱環節在哪里.
(2)從發展的歷史和趨勢分析:將上次審核發現的不符合項的總數及其構成與本次審核結果比較,體系是在持續改進還是在退步.從對上次糾正行動完
成的情況及有效性的分析,也可看出社會責任管理進步或不足的情況.
在上述匯總分析的基礎上,可以總結公司管理體系存在哪些薄弱環節及其嚴重程度,從而得出整體性的結論意見.
四、末次會議
現場審核完成之后,審核組應召集被審核方的高層經理、管理者代表和有關部門的負責人員舉行末次會議,其主要目的是向被審核方介紹審核發現,使
他們清楚地理解和認識審核發現的事實根據.如果時間允許,審核組長一般在末次會議前與管理者代表交流,以避免在較大規模的末次會議上發生爭執
.關于審核發現的重要性和措辭的最終決定權屬于審核組長,盡管委托方和被審核方可能持有異議.
在末次會議上,審核組長應就公司社會責任管理體系的符合性、有效性做出總體評價和結論.結論應全面總結社會責任管理的成績和問題.在末次會議
上審核組長還應澄清或回答被審核方提出的問題,并告訴被審核方審核報告送發的日期.
末次會議由審核組長主持,按預定時間舉行,會議程序和內容包括:
1.出席會議人員.只要可能,兒參加首次會議的人員都應參加,并在簽到表上簽名;
2.感謝被審核方對審核工作的支持和配合;
3.重申審核的類型、目的、范圍、依據和方法;
4.肯定被審核方在社會責任管理上的優點和成績,但也有不符合項;
5.逐條介紹審核過程中確定的不符合項;
6.重申審核是采取抽樣檢查的方法進行,聲明可能有未發現的不符合項,被審核方應舉一反三,糾正可能存在的其他同類問題;
7.全面總結并作出結論.介紹審核了多少部門,查閱哪些文件記錄,訪問了多少工人,發現了多少不符合項,介紹運行體系對SA8000標準的符合程度、實
施程度和實施效果.然后,宣讀審核組基于客觀事實所作出的社會責任管理體系是否有效性的結論.最后還應告訴被審核方,審核組是否將向認證機構
推薦注冊;
8.征求被審核方對不符合項報告、總結報告結論的意見;
9.請被審核方代表在審核報告、不符合項報告上簽字,并將一份副本交給被審核方作備忘錄,以便采取糾正行動;
10.商定未盡事宜.若審核組決定推薦注冊,則要求被審核方做出對存在的問題采取糾正行動的承諾,確定糾正的時間,并在30天內以書面報告的形式報
告糾正行動計劃;對因存在嚴重不符合項等問題暫不推薦注冊的,應當做出對存在問題采取糾正行動的承諾,并提出糾正時間;若不擬繼續申請注冊,則
審核組長應在審核報告中向認證機構說明.
第四節 審核報告
審核報告是審核工作的重要成果,是審核形成的正式文件.審核報告應在審核組長的指導下編寫,由審核組長簽名確認.審核報告通常包括如下內容:
1.被審核方的基本情況
(1)被審核方名稱、地址、電話、傳真、郵編;
(2)審核類型、目的、范圍、依據、方式(全面/部分/抽樣);
(3)審核日期及程序.
2.認證機構及審核組成員名單(姓名、審核職務)
3.審核結果及評價
(1) 被審核方簡介;
(2) 被審核方參與人員名單;
(3) 審核過程簡況;
①審核了哪些社會責任管理體系文件;
②審核了哪些部門的社會責任活動;
③審核了公司哪些文件和記錄;
④訪問了多少工人,分別在哪些部門;
⑤審核中發現的嚴重不符合項和輕微不符合項數日;
⑥不符合項分布(按要素或部門);
⑦審核過程中是否遇到障礙或限制,是否收集完整、全面的資料和證據;
⑧對被審核方社會責任管理體系運行情況的評價;
1. 被審核方采取糾正行動的方案
2. 預計被審核方采取糾正行動的時間及跟蹤意見
3. 審核組對被審核方作出審核結論,決定是否推薦注冊
（1）社會責任管理體系對審核準則的符合情況;、
（2）體系是否得到了正確的實施與保持;
（3）管理評審過程是否確保社會責任管理體系的持續適用性與有效性.
7.申明審核基于抽樣調查的方法進行
8.審核報告發放范圍
9.聲明所附文件件數及頁數
10.審核方與被審核方簽名及簽署日期
11.附件
(1)審核計劃;
(2)社會責任管理手冊審核表;
(3)不符合項分布表;
(4)不符合項報告表;
(5)出席首次、末次會議簽到表;
(6)其他有關說明材料.
審核報告完成后,應按合同規定要求,由審核組長將報告提交給委托方,由委托方決定發放范圍和對象.注意,審核報告屬高度保密文件,委托方具有獨
家所有權,沒有委托方的許可,不得將審核報告內容透露給任何第三方.
第五節 糾正行動與跟蹤審核
跟蹤審核是指對糾正行動的實施情況所進行的事后檢查和驗證.跟蹤審核是保持社會責任管理體系持續有效運行的重要措施,是社會責任管理體系審
核的重要階段,也是認證機構決定是否推薦注冊的最后一個程序.
一、糾正行動的跟蹤審核原則
糾正行動的跟蹤審核是社會責任管理體系審核的重要階段,其原則是:
1.所有在審核中發現的不符合項,必須由被審核方切實采取糾正行動,認證機構進行跟蹤審核并驗證后,方可由認證機構審查決定是否推薦注冊及批準
發證.
2.根據不符合項的性質,可采用不同的糾正行動跟蹤審核方式.對于嚴重不符合項或只有到現場才能驗證的一般不符合項,應采取現場跟蹤審核的方式
;對于輕微不符合項,可由被審核方提交糾正行動的實施記錄;對于制定糾正行動計劃而短期內無法完成的輕微不符合項,可定期監督審核時予以復查.
3.糾正行動完成期限,嚴重不符合項一般應在三個月內完成,輕微不符合項通常應在一個人完成.
二、糾正行動的跟蹤審核程序
糾正行動的跟蹤審核按如下程序進行:
1.審核期間由審核員和被審核方共同確認不符合項;
2.審核員向被審核方提交不符合項報告并提出糾正行動要求;
3.被審核方簽字認可不符合事實,并提出糾正行動;
4.審核員評價認可糾正行動計劃;
5.被審核方實施和完成糾正行動;
6.審核員對糾正行動完成情況進行驗證;
4. 審核員對糾正行動實施效果作出判斷;
5. 審核員對嚴重不符合項提交糾正行動跟蹤審核報告.
三、糾正行動方案與證據的評價
1.作為糾正行動計劃,應符合以下的要求:
(1)具有適應性和有效性.即任何旨在消除實際存在和潛在的不符合項的糾正行動,應與問題的嚴重性和伴隨的社會責任影響相適應;
(2)具有可操作性和有效性.即用于糾正不符合項的行動措施應當是實用的,可行的,其結果是有效的;
(3)公司應提供適當的資源,如人力、物力和財力,確保糾正行動的實施.
2.在評價有關糾正行動證據時,審核員應證實:
(1) 己采取的措施是否與原方案相符或達到相同的效果;
(2) 該措施是否已經消除了產生不符合的原因;
(3) 糾正行動的實施結果是否有效,是否足以避免同類的不符合項再次出現.
第六節 監督審核
公司社會責任管理體系在通過認證機構的認證審核,獲得體系注冊后,必須確保社會責任管理體系持續地符合SA8000社會責任標準、體系文件和法律
法規的要求,確保持續有效地實現既定的社會責任目標(有可能是逐步提高的).同時,由于各種原因公司有可能在某一時期發生體系、過程、產品或服
務方面的重大變更.為了維持認證資格,公司必須對體系作出相應的調整以確保長期持續的符合性、有效性,因此,作為認證機構應建立認證后對公司
社會責任管理體系進行定期或不定期的監督審核的制度和程序.
監督審核是認證機構向公司頒證后,在證書有效期內(一般為三年)對獲證公司進行的定期或不定期的審核,旨在驗證獲證公司的社會責任管理體系是
否持續符合SA8000標準并有效運行,從而確認其能否繼續持有和使用由認證機構頒發的認證證書和認證標志.
一、定期監督審核
對公司社會責任管理體系進行定期監督審核的頻次和深度,應視公司社會責任因素的復雜性及社會責任影響程度等情況決定.兩次定期監督審核之間
的間隔通常為半年.
定期監督審核一般包括以下內容:
1.維持體系運作的有關要素:即內部審核、管理評審、糾正和預防措施;
2.工人、公眾和利益相關者投訴;
3.公司是否發生人員和組織結構調整;
4.公司生產經營運行是否發生變化;
5.公司工作時間和工資福利制度是否發生變化;
6.對認證證書和標志的使用是否有違規情況;
7.體系文件的變更以及這些變更涉及的區域和活動;
8.監督審核一般采用抽樣的方式進行;
9.每次監督審核應涉及全部體系要求,每次監督審核對各要素審查的深度和廣度各有側重,尤其對上次審核遺留問題要進行審查.
一般情況下,認證機構會在相關程序中要求認證審核或復評后就制訂對該公司整個證書有效期內的監督審核計劃,對每次監督抽查的區域或要素作出
策劃.
二、不定期監督審核
審核獲證后,公司管理體系如果出現重大變更,或獲證公司發生重大意外事故,發生重大勞資糾紛事件,或受到公眾的強烈投訴等情況時,認證公司會根
據合約規定進行不定期監督審核.
當獲證公司發生下列特殊情況時,認證機構應制定不定期的監督審核計劃:
1.獲證公司社會責任管理體系發生重大變更.如公司組織機構及職責發生了重大更改(比如進行股份制改造或進行業務流程重組),高級管理層發生重
大人事變動,管理手冊、程序等文件發生重大變更,或者人員、設備、關鍵工藝發生重大變更.
為及時獲得以上變更信息,認證機構應要求獲證公司及時申報變更情況,以便對獲證公司實施監督管理.
特殊情況下的不定期監督審核可以采取臨時單獨進行的方式.如果時間接近的話,一也可以與定期監督審核合并進行.
2.當獲證公司提出關于擴大原有認證范圍的申請時,認證機構可以單獨安排或結合監督審核安排擴大認證范圍審核.擴大認證范圍審核應包含文件評
審,并至少對申請擴大的部分(要素、部門)會造成影響的全部要素和職能進行評審.
3.發生重大意外事故或公眾投訴時.當認證機構獲知獲證公司生產經營過程發生嚴重事故,遭到公眾投訴,發生重大勞資糾紛,或者遭到政府部門處罰
等情況時,應派出未參加該公司初次審核及最近一次監督審核的審核員前往調查,若屬實,則應作出證書是否維持的決定.
三、監督審核中發現問題的處置
對監督審核中所發現的問題,視輕重程度一般有如下三種處置方式:
1. 認證暫停
有下列情況之一的,認證機構可以暫停認證證書持有者使用認證證書和標志的資格.
(1)認證證書持有者未經認證機構批準,對獲準認證的社會責任管理體系進行了重大更改,且該項更改影響到認證資格;
(2)監督審核發現認證證書持有者社會責任管理體系達不到規定要求,但嚴重程度尚不構成撤銷認證資格;
(3)認證證書持有者對認證證書和標志的使用不符合認證機構的規定;
(4)認證證書持有者未按期交納認證費用,且經指出后未予糾正;
(5)發現其他違反認證規則的情況.
認證暫停后,若認證證書持有者在規定的時間內采取措施,滿足規定的條件后,認證機構取消暫停.否則,認證機構可能撤銷認證資格,收回認證證書.
2. 認證撤銷
有下列情況之一的,認證機構一般會撤銷認證證書持有者使用認證證書和標志的資格,收回認證證書:
(1)暫停認證資格的通知發出后,認證證書持有者未按規定要求采取適當糾正行動;
(2)監督審核發現認證證書持有者社會責任管理體系存在嚴重不符合規定要求的情況;
(3)出現認證機構與認證證書持有者正式協議中特別規定的其他構成認證資格撤銷的情況.
被撤銷認證資格的公司,一年后方可重新向同一認證機構提出認證申請.
3. 認證注銷
認證注銷是認證機構注銷認證證書持有者使用認證證書和標志的資格,并收回認證證書.有下列情況之一時,一般注銷認證:
(1)由于認證規則發生變更,認證證書持有者不愿或不能確保符合新要求;
(2)在認證證書有效期屆滿時,認證證書持有者未在認證證書有效期屆滿前向認證機構提出重新認證申請;
(4) 認證證書持有者正式提出注銷.
第七節 復評
認證證書的有效期為三年,獲證公司在認證證書到期前,應重新提出認證申請,認證機構受理后,重新對公司進行審核,這稱為復評,即換證審核.復評的
目的在于證實公司社會責任管理體系持續滿足社會責任管理體系標準的要求,且社會責任管理體系得到了很好的實施和保持.
復評應滿足下列要求:
1 .復評應在認證證書有效期終止前三個月內進行;
2.復評所需的人、天數在認證基礎無更改的情況下可比初次審核略少;
3.復評的審核方法與初次審核相同,復評方案應考慮上一次審核的結果,并至少包括社會責任管理體系文件的審核、現場的審核和工人面談;
4.復評至少應確保公司社會責任管理體系的所有要素之間統一協調;發生變更后,社會責任管理體系運行良好;社會責任管理體系得到有效的保持;
5.在復評過程中,審核組應檢查公司投訴、申訴及對其所采取的糾正行動的記錄,并檢查公司是否符合認證要求;
6.復評報告除包括審核報告要求的全部內容外,還應包括對前次審核發現的不符合的糾正情況.
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